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Processus de graduation

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Obtention des diplômes vs collation des grades

L’obtention des diplômes signifie d’avoir complété toutes les exigences de votre programme d’études, ce qui est officiellement reconnue à la date de la réunion du Senat où vous avez reçu l’approbation formelle d’obtenir votre diplôme. Cette date apparaîtra sur votre relevé de notes officiel et votre attestation de réussite (LoA) en tant que date d’obtention de diplôme.

La collation des grades désigne la cérémonie (en personne) où vous recevrez votre diplôme. Elle a toujours lieu au premier samedi du mois de juin.

Chaque année académique, trois périodes d’obtention de diplôme sont incluses à la cérémonie de collation des grades annuelle à Bishop’s :

Si vous terminez vos études en août pendant le semestre d’été et votre obtention de diplôme est approuvée lors de la réunion du Sénat de septembre, vous serez diplômé.e en septembre. Votre diplôme vous sera remis lors de la cérémonie de collation des grades au mois de juin suivant, durant l’année universitaire suivante.

Les étudiant.e.s peuvent consulter les dates du Sénat pour connaître les dates exactes des réunions du Sénat pour chaque année.

Si vous terminez vos études en décembre pendant le semestre d’automne et votre obtention de diplôme est approuvée lors de la réunion du Sénat en janvier, vous serez diplômé.e en janvier. Votre diplôme vous sera remis lors de la cérémonie de collation des grades en juin.

Les étudiant.e.s peuvent consulter les dates du Sénat pour connaître les dates exactes des réunions du Sénat pour chaque année.

Si vous terminez vos études en mai pendant le semestre d’hiver et votre obtention de diplôme est approuvée lors de la réunion du Sénat en mai, vous serez diplômé.e en mai. Votre diplôme vous sera remis lors de la cérémonie de collation des grades en juin.

Les étudiant.e.s peuvent consulter les dates du Sénat pour connaître les dates exactes des réunions du Sénat pour chaque année.

Processus d’obtention de diplôme

1ere étape : soumettre votre demande d’obtention de diplôme

Tous les diplômé.e.s potentiel.le.s recevront un courrier électronique les invitant à appliquer pour l’obtention de leur diplôme. En outre, ils verront une boîte dans leur portail myBU qui comprendra un lien vers le formulaire de demande de diplôme et les dates importantes pour l’obtention des diplômes de ce semestre.

Vous devez remplir et soumettre votre demande de diplôme pour être considéré.e comme un.e diplômé.e potentiel.le. Il est de votre responsabilité de vous assurer que ce processus est terminé.

Si vous ne soumettez pas votre candidature dans les délais impartis, il est entendu que l’étudiant.e ne veut pas obtenir son diplôme lors de ce trimestre.

Si vous pensez que vous êtes éligible à soumettre votre demande d’obtention de diplôme jusqu’à la fin de ce semestre, mais vous n’avez pas reçu de courriel vous invitant à soumettre votre demande et/ou vous ne voyez pas le lien vers le formulaire d’obtention de diplôme sur votre portail myBU, veuillez contacter convocation@ubishops.ca à partir de votre adresse étudiante de Bishop’s, incluant votre matricule.

Comment soumettre sa demande d’obtention de diplome

Connectez-vous au Student Self-Service. Votre demande d’obtention de diplôme devrait apparaître sur votre liste de tâches.

Vous verrez la boite « Apply to Graduate » en tant que rappel sous « My Tasks », de même que toute autre action requise de votre côté. Cliquez sur le lien « APPLY TO GRADUATE ». Vous serez dirigé(e) vers le formulaire d’obtention de diplôme à remplir.

Vérifiez votre nom légal et votre genre indiqué. Une fois votre diplôme imprimé, il ne sera pas possible de les changer.

Vérifiez le diplôme accordé. Si les informations concernant votre diplôme sont incorrectes, complétez le formulaire de changement de programme avec les signatures des directeurs de département/programme respectifs et envoyez-le à records@ubishops.ca.

Vérifiez les exigences de vos programmes d’études. Vous pouvez consulter le calendrier académique pour confirmer les exigences de votre programme. Pour toute question ou préoccupation concernant ces exigences, le directeur (Chair) de votre département pourra vous aider.

Vérifiez votre adresse courriel personnelle.

Avez-vous manqué la date limite pour soumettre votre demande d’obtention de diplôme ?

Tous.tes les diplômé.le.s potentiel.le.s qui n’ont pas soumis leur demande recevront des courriels de rappel les invitant à le faire pour le Semestre et l’année en question.

Si vous n’avez pas respecté la date limite de soumission de demandes malgré les courriels de rappel, veuillez envoyer un courriel à convocation@ubishops.ca dès que possible afin que votre candidature puisse être traitée manuellement.

2e étape : vérification par votre/vos chaire(s) d’études et par la doyenne

Une fois que vous avez soumis votre demande, votre dossier est envoyé au(x) chaire(s) d’études et à la doyenne pour vérifier votre éligibilité.

Si votre dossier est approuvé comme ayant rempli toutes les exigences du programme, il sera présenté à la réunion du Sénat respective pour approbation formelle de l’obtention du diplôme.

3e étape : réunion du Sénat

La réunion du Sénat pour approuver formellement les diplômé.e.s potentiel.le.s se tient chaque trimestre :

  • Trimestre d’automne – Réunion du Sénat en janvier
  • Trimestre d’hiver – Réunion du Sénat en mai
  • Trimestre d’été – Réunion du Sénat en septembre

Les dates précises de ces réunions se trouvent sur le site web su Sénat. Les diplômé.e.s potentiel.le.s n’ont pas besoin d’y assister.

Si votre demande est acceptée lors de la réunion du Sénat, les documents suivants seront remis aux nouveaux.elles diplômé.e.s :

  • Une confirmation officielle par courrier électronique dans 1 à 2 jours ouvrables suivant la réunion du Sénat.
  • Une attestation de réussite (LoA) confirmant le programme, les informations relatives au diplôme et la date d’obtention du diplôme. Cette lettre tient lieu de diplôme et peut être utilisée pour des demandes officielles, notamment pour des démarches d’études, d’emploi ou des démarches d’immigration).
  • Une invitation à participer à la cérémonie annuelle de collation des grades.

4e étape : remise des diplômes et collation des grades

Tous les diplômes sont imprimés une fois par an et accordes lors de la cérémonie de collation des grades. Selon la tradition, les diplômes sont imprimés en latin. Les diplômé.e.s reçoivent une traduction anglaise et française de leur diplômes.

Les diplômés recevront leur diplôme lors de la cérémonie de collation des grades. Ceux qui ne peuvent pas assister à la cérémonie disposent de deux options pour recevoir leurs diplômes (après le week-end de remise des diplômes) :

  1. Récupérer le diplôme en personne : les diplômes peuvent être récupérés par leurs diplômes au Bureau du Registraire pendant les heures d’ouverture (du lundi au vendredi, de 9h à 12h et de 12h à 16h).
  2. Demander l’envoi postal de votre diplôme : les diplômes peuvent être acheminés par la poste. Des frais s’appliquent. Veuillez contacter convocation@ubishops.ca pour obtenir plus d’informations.

NB : Veuillez noter que la mention « avec distinction » (moyenne générale > 80 %) figure sur les relevé de notes des étudiant.e.s terminant leurs études en premier cycle avec une moyenne générale (GPA) au-dessus de 80%. Cette mention n’apparait pas sur les diplômes.

Nous joindre

Si vous avez des questions ou si vous rencontrez des problèmes au cours de votre procédure d’obtention de diplôme, veuillez contacter : convocation@ubishops.ca.