COVID-19 News

As Chair of the Bishop’s University Task Force on COVID-19, I have been deeply impressed by the resourcefulness and resilience of our community.  Within hours of the March 13th imposed academic suspension by government authorities, staff, faculty, and administrators mobilized to ensure that courses offered in the Winter and Spring terms might provide the same outstanding undergraduate education online as face to face.

Your peers, for their part, confronting unprecedented obstacles, rose to the challenge of thriving in new modes of work, study and discussion.  As we prepare now for return to classes in September, I am confident that we will succeed in building an educational experience – both in person and online – of which we can all be proud.  I write to you today to emphasize two essential ingredients of that success.

First, our work on all fronts must take as its frame and safeguard the parameters laid out by our colleagues in Public Health.  With this in view, Bishop’s University will:

• Prepare all spaces on campus for optimally safe use by students, staff, faculty and administrators.
• Distribute arrivals of students in residence over a five-day period in order to minimize crowding and preserve physical distancing in the process of moving in.
• Schedule some events in orientation week online.
• Run all in-person events in orientation week in strict conformity with government approved COVID-19 guidelines.
• Modify student life throughout the term, replacing large concerts and pub nights with outside events.
• Encourage small gatherings outside while limiting student gatherings inside to 10 people.
• Require all members of our community to wear face coverings when circulating inside buildings as of Saturday, July 18, 2020.
• Strictly enforce all government-mandated COVID-19 guidelines on and off campus.

We cannot guarantee that this or any slate of precautions will prevent every case of COVID-19 at Bishop’s.  All those working and studying on campus must assess their own level of risk and act in what they take to be their own best interest per the Public Health guidelines and recommendations. In doubt, we invite you to consult a physician. That being said, we believe that rigorous adherence by all to the guidelines above gives us the best chance to see our educational environment thrive in these extraordinary circumstances.

Secondly, recognizing that both the behavior of the pandemic and our understanding of it continue to evolve, we must stand ready – as a community – to embrace whatever adjustments to Public Health parameters may be necessary in the course of the Fall term.  Students, staff, faculty and administrators must be ready to modulate their work on short notice (as in Winter and Spring 2020) without sacrifice of quality and with minimal impact on the intimate learning environment we’ve built together.

In all scenarios, it is crucial that you and everyone else associated with our institution take the preservation of our learning community as a personal responsibility.  It will be challenging.  But it’s what we ought to do in any case.  Whether in a time of pandemic or not, care of community is one of the deepest aspirations of University education.

Best,

Stine Linden-Andersen
Chair, Bishop’s University Task Force on COVID-19

Chers étudiants, chères étudiantes,

En tant que présidente du Groupe de travail de l’Université Bishop’s sur la COVID-19, je suis profondément impressionnée par la débrouillardise et la résilience de notre communauté. Suite à l’annonce de suspension des activités du gouvernement le 13 mars dernier, tous nos employés, professeurs et administrateurs se sont mobilisés afin que tous les cours prévus durant les semestres d’hiver et du printemps bénéficient de la même rigueur académique qu’en présentiel.

Vos collègues quant à eux, confronté à des obstacles inédits, ont su relever le défi de prospérer dans de nouvelles méthodes de travail, d’études et d’échanges. Alors que nous préparons le retour en classe prévu en septembre, je suis confiante que nous réussirons à bâtir une expérience éducative, tant en présentiel qu’en ligne, dont nous serons tous fiers. Je vous écris aujourd’hui afin de mettre l’emphase sur deux aspects-clés qui contribueront à ce succès.

Tout d’abord, notre travail, sous toutes ses formes, doit s‘intégrer dans le cadre des paramètres déterminés par nos collègues de la Santé publique. De ce fait, l’Université Bishop’s s‘engage à :

• S’assurer que tous les espaces sur le campus soient sécuritaires et conformes aux normes sanitaires pour une utilisation optimale par les étudiants, employés, professeurs et administrateurs ;
• Répartir l’arrivée des étudiants en résidence sur une période de cinq jours afin de minimiser les regroupements et maintenir la distanciation physique durant leur déménagement ;
• Planifier des événements virtuels pour les nouveaux étudiants (Orientation Week) ;
• Organiser tous les événements en présentiel durant Orientation Week en conformité avec les normes mises en place par le gouvernement ;
• Moduler la vie étudiante durant le semestre, remplaçant les concerts majeurs et les soirées dans le Gait par des événements extérieurs ;
• Encourager la tenue de petits rassemblements à l’extérieur et limiter les rassemblements intérieurs à 10 personnes ;
• Exiger que tous les membres de la communauté portent un masque lorsqu’ils circulent à l’intérieur de nos édifices, et ce, dès le samedi 18 juillet 2020 ;
• Veiller au respect intégral des consignes et mesures gouvernementales en lien avec la COVID-19 tant sur le campus qu’à l’extérieur de celui-ci.

Nous ne pouvons malheureusement pas garantir que toutes ces mesures empêcheront l’éclosion de cas de COVID-19 à l’Université Bishop’s. Tous ceux et celles qui travaillent et étudient sur le campus doivent évaluer leur risque et agir selon leur meilleur intérêt de façon judicieuse quant aux normes et recommandations de la Direction de la santé publique. Si vous avez le moindre doute quant à votre santé, nous vous invitons à consulter un médecin. Cela dit, nous croyons qu’en faisant preuve de rigueur pour nous conformer aux lignes directrices précitées mettra toutes les chances de notre côté pour que notre milieu éducatif s’épanouisse, malgré ces circonstances exceptionnelles.

Ensuite, en considérant que le déroulement de la pandémie et notre compréhension de celle-ci soient en constante évolution, nous devrons être disposés — en tant que communauté — à nous ajuster à toutes nouvelles directives de la santé publique au cours du semestre d’automne.  Nos étudiants, employés, professeurs et administrateurs doivent être prêts à moduler leur travail à brève échéance, sans toutefois sacrifier la qualité de ce dernier et en minimisant l’impact sur cet environnement éducatif de proximité que nous avons bâti ensemble.

Quels que soient les scénarios auxquels nous devrons faire face, il est impératif que vous, ainsi que toutes les parties prenantes impliquées au sein de notre institution, fassiez de la préservation de notre communauté d’apprentissage une responsabilité personnelle. Certes, il s’agit d’un grand défi. Mais c’est ce que nous devons faire de toute manière. Pandémie ou non, de prendre soin de notre communauté fait partie intégrante des aspirations profondes d’une éducation universitaire.

Sincèrement,

Stine Linden-Andersen
Présidente du groupe de travail de l’Université Bishop’s sur la COVID-19

Our committee has been working throughout the Spring and Summer to ensure compliance with government guidelines on campus and to prepare an optimally smooth return to classes in September.

In the context of that preparation, our committee will now be providing regular updates on actions taken and planned in different sectors of the University. Below please find Bishop’s University’s plan for implementing the new government regulations on face covering.

The Quebec Government has announced that face-coverings will be mandatory starting Saturday, July 18th in all closed public places, including university campuses.

This requirement is a compliment to the other prevention measures and public health recommendations such as physical distancing and hand hygiene to prevent the transmission and the propagation of the COVID-19 virus on Campus.

This directive applies to all faculty, staff, managers and visitors (exemptions apply for children under 12 and anyone who has trouble breathing or is unable to remove their mask or face covering without assistance).

Face-covering will be mandatory when entering and circulating in all of Bishop’s hallways or open areas of buildings. The wearing of face coverings is also strongly encouraged in classrooms and at workstations.

You will be able to pick up your reusable face covering from either your Dean, Manager, Human Resources office or at Security.

This Quebec Government directive will come into effect starting Saturday, July 18th, 2020.

Please consult this link for more information: https://www.quebec.ca/en/health/health-issues/a-z/2019-coronavirus/wearing-a-face-covering-in-public-settings-in-the-context-of-the-covid-19-pandemic/

Please e-mail your questions or concerns, to healthandsafety@ubishops.ca.

If you have COVID-19 symptoms, please stay home and call the Quebec COVID-19 line at-1-877-644-4545.

Best,

Stine Linden-Andersen
Chair, Bishop’s University Task Force on COVID-19

Notre comité a travaillé tout au long du printemps et de l’été pour assurer le respect des lignes directrices gouvernementales en matière de santé et de sécurité sur le campus et pour préparer un retour optimal en classe en septembre.

Dans le cadre de cette préparation, notre comité fera désormais le point régulièrement sur les actions entreprises et prévues dans les différents secteurs de l’Université.

Veuillez trouverez ci-dessous notre plan de mise en œuvre de la nouvelle réglementation gouvernementale sur les couvre-visages.

Le gouvernement du Québec a annoncé que le couvre-visage sera obligatoire à partir de samedi, 18 juillet prochain dans tous les lieux publics fermés, y compris les campus universitaires.

Cette exigence s’ajoute aux mesures de prévention et les recommandations de santé publique récentes telles que les mesures de distanciation physique et d’hygiène des mains pour prévenir la transmission et propagation du virus COVID-19 sur le campus.

Cette directive s’applique à tous les professeurs, membres du personnel, gestionnaires et visiteurs (des exemptions s’appliquent aux enfants de moins de 12 ans et à toute personne qui a des difficultés respiratoires ou qui est incapable de retirer son masque ou couvre-visage sans assistance).

Le couvre-visage sera obligatoire lors de l’entrée et de la circulation dans tous les couloirs de Bishop’s ou dans les zones ouvertes des bâtiments. Le port du couvre-visage est également fortement encouragé dans les salles de classe et au poste de travail.

Vous pourrez récupérer votre couvre-visage réutilisable auprès de votre doyenne, gestionnaire, bureau des Ressources humaines ou de la Sécurité.
Cette directive du gouvernement du Québec entrera en vigueur le samedi 18 juillet 2020.

Veuillez consulter ce lien pour plus d’informations : https://www.quebec.ca/sante/problemes-de-sante/a-z/coronavirus-2019/port-du-couvre-visage-dans-les-lieux-publics-en-contexte-de-la-pandemie-de-covid-19/

Veuillez envoyer vos questions ou préoccupations par courriel à healthandsafety@ubishops.ca.

Si vous présentez des symptômes de COVID-19, veuillez rester à la maison et appeler la ligne COVID-19 du Québec au 1-877-644-4545.

Portez-vous bien.

Stine Linden-Andersen
Présidente, Groupe de travail de l’Université Bishop’s sur COVID-19.

Dear members of the Class of 2020,

I hope that you are healthy, safe and in good spirits.

As you know, when we decided to postpone your June Convocation we hoped to hold an on-campus event on August 29, 2020 and I committed to letting you know our plans by July 1st.

To our great chagrin, it now appears that we will not be able to hold an in-person ceremony at the end of August.

At present, the public health rules in Quebec do not allow for gatherings of more than 50 people. The limit may be raised to 250 people later in the summer, but that would still not allow us to welcome more than 1,000 people into the Denver Gym twice in the same day as we traditionally do.

In determining what to do we have heard two different perspectives.

One perspective is that an in-person Convocation is such a critical component of the Bishop’s experience that we should hold off until next spring in the hope of being able to hold an on-campus ceremony. Several students have written to say how meaningful it would be for them to cross the stage in their academic gowns to receive their diplomas from their University in the presence of their family, friends and classmates.

Of course I get it.

Convocation is the best day of the year at Bishop’s and we all want to celebrate it together.

The other perspective we have considered comes from students who have said that the year ended abruptly in March in an unsatisfying way. After several months of isolation and physical distancing, they would like to have a communal experience this summer to celebrate individual and collective achievement and to acknowledge the unique challenges everyone is experiencing.

The message from those students has been that there is a need to come together before they go off to the next phase of their lives at other universities or in the working world.

We have also had to consider that not everyone will be able to return to Lennoxville next year and that unless a vaccine is created and a global inoculation program is undertaken there is a risk that large gatherings may not be possible next spring.

We have spent a lot of time considering what we could do that would respond to both of these perspectives and satisfy the hopes and expectations of all our students.

Here is what we have decided:

You will receive your diplomas and prizes by mail over the next few weeks.

We will hold a two-part Convocation which will begin with a virtual ceremony on Saturday August 29th, 2020 and conclude with an in-person ceremony on Friday June 4th, 2021.

The virtual ceremony will include some of the elements of a traditional Convocation with a recognition of each graduate and speeches by the two Valedictorians, the Chancellor and me. (We have a number of ideas that will allow us to make this a truly Bishop’s event with joy, humour, camaraderie and inspiration.)

The continuation of the Convocation next spring will include a traditional in-person event with a formal ceremony in academic regalia in which each student who is present will cross the stage to be acknowledged by the Chancellor, the Principal, their classmates, their professors, their families and their friends.

We will bestow an Honorary Degree, and honour a Distinguished Professor Emeritus, the Turner Teaching Award winner, and the winners of major student awards. We will also hear from a Valedictorian.

The Convocation schedule for the Class of 2020 will be as follows:

• Saturday August 29th, 2020, noon – 1:30 p.m. EDT: virtual ceremony
• Thursday June 3rd, 2021, 7:00-10:00 p.m.: Chancellor’s Graduation dinner in the Denver Gym (including an address by Marilyn Hardy)
• Friday June 4th, 2021, 10:00 a.m – noon: Convocation in the Denver Gym or in Centennial Theatre
• Friday June 4th, 2021, 9:00 p.m.: Celebration in the Gait.

There are many components to work out for both portions of the Convocation and the details of the ceremony next June may need to be modified once we know how many members of the Class of 2020 will be present.

I hope that you will agree that this approach will allow us to meet the expectations of as many students as possible and to have a unique Convocation to celebrate you and this unique year.

We look forward to celebrating your Convocation with you.

With warm best wishes to all of you.

Be healthy
Be resilient
BU

Michael Goldbloom, C.M.
Principal and Vice-Chancellor

J’espère que vous soyez en bonne santé, en sécurité et que vous gardez le moral.

Comme vous le savez, lorsque nous avons pris la décision de reporter votre collation des grades prévue en juin, nous espérions pouvoir vous accueillir sur le campus le 29 août 2020. Nous vous avions promis de vous confirmer le tout au plus tard le 1er juillet.

À notre grand regret, il semble maintenant que nous ne pourrons pas organiser une cérémonie en personne fin août.

Au moment de vous écrire, les règles de santé publique du Québec ne permettent pas les rassemblements de plus de 50 personnes. Cette limite augmentera possiblement à 250 personnes au courant de l’été, mais ce changement ne nous permettra pas d’accueillir plus de 1 000 personnes dans le gymnase Denver à deux moments dans la même journée, comme le veut la coutume.

Deux points de vue différents ont guidé nos réflexions :

Une perspective est qu’une collation des grades en présentiel fait partie intégrante de l’expérience Bishop’s. Donc, l’événement devrait être reporté au printemps prochain. Bon nombre d’étudiants ont signifié l’importance et la signification de monter sur scène vêtue de leur toge et mortier et de recevoir leur diplôme de leur Université en présence de parents, amis et camarades de classe.

Une réalité que je comprends très bien.

La collation des grades est sans contredit la journée préférée de la communauté de Bishop’s et nous souhaitons la célébrer ensemble.

Des étudiants nous ont également fait part du fait que leur année s’était terminée abruptement en mars dernier et, qu’après des mois d’isolation et de distanciation physique, ils souhaitaient bénéficier d’une expérience collective cet été. Ce serait l’occasion de commémorer les réussites individuelles et collectives et de souligner les défis uniques qu’ils ont vécus.

Pour ces étudiants, le message est clair : ils ont besoin de s’unir une dernière fois avant d’entamer le prochain chapitre de leur vie dans une autre université ou sur le marché du travail.

Nous avons également pris en compte que certains étudiants ne pourront pas revenir à Lennoxville l’an prochain. De plus, sans la découverte d’un vaccin ou l’implantation d’un programme d’immunisation globale, il y a un risque que les rassemblements à grand déploiement ne soient pas permis le printemps prochain.

Nous avons longuement réfléchi sur ce que nous pourrions faire pour répondre aux deux perspectives de nos étudiants et ainsi répondre à leurs attentes.

Voici donc ce que nous avons conclu :

Vous recevrez, dans les semaines à venir, vos diplômes et mentions et prix d’honneur par la poste ;

Nous organiserons une collation des grades en deux volets : une cérémonie virtuelle prévue le samedi 29 août 2020 ainsi qu’une cérémonie en présentiel le vendredi 4 juin 2021 ;

La cérémonie virtuelle inclura certains éléments traditionnels de notre collation des grades standard, avec la mention de tous les diplômés ainsi que les allocutions des deux majors de promotion (valedictorians), le chancelier et moi-même. (Nous avons quelques idées en tête pour marquer cet événement avec joie, humeur, camaraderie et moments inspirants.)

La continuation de la collation des grades, prévue au printemps prochain, sera à l’image des événements tenus sur notre campus. Durant cette cérémonie formelle, les diplômés porteront leur toge et mortier et monteront sur scène pour recevoir leur diplôme devant le chancelier, le principal, leurs camarades de classe, leurs professeurs, leurs familles et amis.

Nous remettrons un doctorat honorifique et célébrerons un professeur émérite distingué, le récipiendaire du prix d’enseignement Turner, ainsi que les gagnants des prix étudiants majeurs. Nous aurons également la chance d’entendre l’allocution d’un major de promotion.

La collation des grades pour les finissants et finissantes 2020 se tiendra comme suit :

• Samedi 29 août 2020 de 12 h à 13 h 30 (HAE) : cérémonie virtuelle ;
• Jeudi 3 juin 2021 de 19 h à 22 h : Dîner du chancelier des diplômés dans le gymnase Denver (incluant l’allocution de Marilyn Hardy) ;
• Vendredi 4 juin 2021 de 10 h à midi : Collation des grades dans le gymnase Denver ou le Théâtre Centennial ;
• Vendredi 4 juin 2021 dès 21 h : Célébration dans le Gait.

Nous avons encore des détails à peaufiner quant à l’organisation des deux cérémonies, dont la confirmation de certaines composantes de l’événement prévu au printemps 2021 selon le nombre de finissants et finissantes qui pourront se joindre à nous sur le campus.

Nous espérons que vous êtes en accord avec ce plan qui nous permettra de répondre aux attentes de bon nombre d’étudiants et d’avoir une collation des grades unique et festive pour célébrer cette année unique.

Nous avons hâte de célébrer votre collation des grades avec vous.

Avec mes vœux les plus sincères,

Michael Goldbloom, C.M.
Principal et vice-chancelier

I am writing to update you about our progress and plans since the Town Halls held at the end of May.

Propagation of COVID-19 in the Eastern Townships
Since the beginning of the pandemic, 955 people in the Eastern Townships have contracted the virus and 912 of them have recovered. One person is in hospital. There were 11 new cases of COVID-19 reported in the Eastern Townships last week. There have been no deaths in the region since April 24th. To my knowledge, no employee or student of Bishop’s has contracted the virus on the campus.

Recruitment
In order to help integrate our new students, keep our community connected and share expertise, the Recruitment team has developed a series of videos which are released every Friday via the University’s various social media channels. Here are a few examples of the COVID-EOs:

• Dr. Michael Teed, Williams School of Business – Working and Studying From Home
• Dr. Jane Morrison, Environment and Geography Department – Small Scale Farming
• Dr. Daniel Miller, Religion Department – Religious Communities and COVID-19
• Dr. Adrianna Mendrek, Psychology Department – Meditation Through Dance

In-person campus visits have been converted into online tours. Prospective students and families now have the option to:

• view a pre-recorded campus tour in one of three languages (English, French or Spanish);
• book a “private” campus tour with a student ambassador who will show them a video of a campus tour and narrate and answer questions live (will be available soon); or
• view our new interactive virtual campus map where they can take a tour of campus, view 360 degree photos, and read captions on various campus buildings and highlights (found on the Interactive Map web page).

Anyone interested can visit our Campus Tours and Events web page.

Enrolment projections
The Registrar’s Office is tracking and analyzing admissions data on a weekly basis. The latest admission numbers as of June 10, 2020, compared to a similar date last year, show that ‘will-attend’ numbers continue to increase but almost all categories are behind results at the same time in 2019. The only exception is Quebec undergraduates where the number of applications, offers of admission and ‘will-attends’ are higher than last year.

We are continuing to project an 8% shortfall in enrolment in September.

In an ordinary year, our recruitment and admissions campaign for the fall would be drawing to a close. However, we have extended the deadline for students to confirm their intention to attend from June 1st to July 17, 2020.

Several new and intensive conversion activities will continue throughout the summer. Information sessions are planned to provide students with as much information as possible. Some personal outreach to students has begun and more will continue.

The Bishop’s University Foundation approved a one-time increase in scholarship funding in order to help shore up enrolment numbers for fall 2020 and winter 2021.

Academic planning
Planning for the Fall 2020 semester is underway. Our planning has been guided by two main principles:

1. We will provide an outstanding experience for all our students, including an engaging and supportive environment both in person and virtually.
2. Whether attending in person or remotely, all students will be provided high-quality and engaging instruction with significant interaction with their professors and fellow students.

Chairs, with support from Deans and in consultation with faculty, have been working to determine which fall courses will be offered and in what format. We have only had a preview of the resulting plans, but all include a combination of online, in-person and hybrid courses, experiential learning opportunities and co-curricular experiences for incoming and returning students.

Faculty have demonstrated creativity and collegiality in these discussions and we are confident that students will have a rich and varied academic experience this fall.

Our next steps are to move forward in supporting faculty in preparing for delivering their courses this fall. An instructional designer has been hired for the summer and will be working with 25 Online Learning and Technical Assistants, or OLTAss. These students, under the guidance of ITS and the Instructional Designer, will support our faculty in preparing to deliver their courses.

Maple League
The Virtual Maple League Teaching and Learning Centre (V_MLTLC) is a faculty-led virtual space that supports faculty as they prepare for the design and delivery of courses in fall 2020 and beyond.

Launched at the beginning of June, the V_MLTLC is intended to complement the work being done at each of the Maple League Universities and provide pedagogical assistance for faculty with varying needs, challenges and interests. It offers diverse programming, including a “Better Together summer series” led by professors, staff, and students from the four universities every Tuesday and Thursday at 11 a.m. Approximately 35 people have attended each session.

Registrar’s Office
The Registrar’s Office is working to ensure a safe environment in the fall. Different scheduling scenarios are being considered, the production of the Academic Calendar (admittedly delayed) is underway, and enrolment analysis is becoming more robust.

The Registrar’s Office is processing applications and working with the Student Recruitment & Retention Office, the Academic Deans and others to ensure a more student-centred streamlined enrolment experience. Scholarships, awards, and bursaries for both new and returning students are being awarded in the hopes of attracting and retaining students for the 2020-21 academic year.

Classroom use
A clear understanding of classroom capacity, while respecting public health guidelines, is essential in planning for in-person and remote delivery of classes in Fall 2020.

Applying the two-metre physical distancing rules will dramatically reduce our classroom capacity. Seating capacity in rooms with fixed seating falls to 15% and with moveable seating to 30%.

The Planning Committee has concluded that teaching will be largely restricted to 36 teaching spaces (21 rooms with 11-20 seats; 10 with 21-45; and five with a capacity of 85.)

The Government’s recent announcement that physical distancing in classrooms will be reduced to 1.5 metres may increase our classroom capacity.

ITS is making the following modifications to classrooms to facilitate increased online/hybrid course offerings and to consider the use of non-traditional spaces as potential classrooms.

1. Webcams with microphones are being installed in all classrooms. This will allow faculty members to record (using Ensemble Anthem) a course which is being delivered to an in-person audience, for later placing online on Moodle for asynchronous viewing by remote students. The presence of these webcams will also allow faculty to consider utilizing live synchronous technologies like BlueJeans and Teams.
2. An assessment is being conducted with regards to providing more high quality (dual stream) lecture capture. Five classrooms will have this high quality lecture capture capacity this fall (J102, H301, N2, BWH and LLC106). If required, we could equip three additional classrooms with this technology: N1, N215 and H304.
3. Non-traditional classroom spaces (Sports Centre VIP Room, Centennial Lobby, Centennial Theatre, Cleghorn, etc.) are being evaluated for their possible use as classrooms and will be equipped as necessary.

Student Services
Student Services will continue to provide virtual support to students through the summer. Counsellors are providing support for students and financial support is being distributed to students in need through the COVID-19 Relief Fund.

We are preparing to offer both virtual and in-office counselling services in the fall. The summer will be spent creating new content and information for the community. Mental health training for each student will be offered for 2020-2021 academic year as well as support groups specific to coping with uncertainty and our new reality. The first virtual pilot group will begin on July 15th, 2020.

Student Accommodation and Accessibility Services continue to support students in their courses as well as for their return to studies in the fall.

Career Services are preparing for our traditional events (Career Bootcamp) to be both online and in person but also to create new opportunities for students such as BU Works International which is a career bootcamp specifically designed for our International students.

The impact of COVID-19 and social distancing on people’s mental health are real and important. Student Services are making sure that this is a consideration in all its planning, to ensure that our students continue to have the best experiences possible both on campus and online.

The Student Life team is working on creating a safe and engaging experience, within the health guidelines, for those students who will be on campus.

International students
Our International Student Services are monitoring the evolving federal and provincial immigration processes and regulations, in order to provide regular updates to our new and returning international students.

An external certified immigration consultant will work with us throughout the summer to respond to students with more complex immigration questions. Both inbound and outbound international student mobility programs and internships have been postponed until the Winter semester.

We hope to welcome as many international students to campus as possible this fall and we are developing a new calendar of activities focused on the specific needs of international students. Should students not make it to campus due to immigration processes or other travel restrictions, we will offer virtual support to them.

If required, we will be ready to accommodate newly arrived or returning international residents in quarantine rooms for their first 14 days on campus.

Government funding
The Quebec government has made two positive announcements with respect to the funding of universities.

The first was that our funding for 2020-21 will be based on our 2018-19 enrolment and that the enrolment this year will not be included in the three-year rolling enrolment average which is used to determine our annual funding.

The second positive announcement was that the additional $100M of funding for Quebec’s Higher Education that was announced in the provincial budget in March will be maintained. The Ministère de l’Éducation et de l’Enseignement Supérieur (MEES) confirmed, when presenting the 2020-21 budget rules in May, that $35.4M of $100M is for universities, representing $269,500 for Bishop’s.

These are important steps by the Quebec government to support our universities.

The challenge for Bishop’s is that these announcements address the funding we receive from government but not the tuition we receive directly from students. As we have a higher percentage of students from the rest of Canada and from around the world who pay higher tuition, we would face a significant revenue shortfall if we experience a significant drop in their anticipated enrolment.

Financial projections
Until the Fall enrolment is confirmed (at the end of September), we are planning based on the best case hybrid scenario that estimates a loss of $5M assuming an 8% decline of our student headcount.

As the academic budget represents 60% of the annual operating budget, our academic departments have been asked to identify savings representing 60% of the projected $5M deficit ($3M) and the other sectors (Administration, Ancillary Enterprises, Student Services) have been asked to identify 40% or $2M in potential savings.

In responding to what we hope will be a temporary situation, we must be judicious in targeting expense reductions while continuing to invest in the long-term quality and sustainability of the University.

An updated financial forecast will be presented to the Board and the community in October when we know our enrolment and the level of government funding.

Remuneration
We will proceed with the salary step increases on July 1st based on the 2019-2020 scales for those who have not reached the top of their range. Salary increases for all unionized employees will be determined through the collective bargaining process, while salaries for non-unionized employees and managers will be reviewed in October based on our financial position.

A reminder to Faculty and Managers on annualized salaries that 2020 is a 27 pay period year, and there will be 14 pay periods after July 1st, not the usual 13. If you have any questions, please contact the Payroll Department.

The vacation season is upon us. I know how hard everyone has been working but I also know that the Fall semester will be very demanding. So, please take some quality time off this summer.

Residences
Throughout the pandemic, our residence team has been focused on maintaining the health and safety of our residence community. In the fall, we will offer only single-occupancy rooms in our residences.

We will limit our capacity to approximately 465 students (down from 692) who will be housed in New Side (Abbott, Kuehner and Munster), Paterson and in Mackinnon. In order to maintain health and safety we will limit the occupancy in Mackinnon to 48 students and will assign specific showers, toilet stalls and sinks to students so that in the event of any health issues, we will have some ability to trace students’ contacts.

Our occupancy will be 67% of our regular residence capacity. We are not planning to use Norton or Pollack. However, if necessary we could use them as isolation areas for students in residence who are feeling unwell.

Additionally, we will try to assign students into residences by academic unit. We hope that this will reduce the overall contact that students have on campus since they will be in classes together as well as in residence. Small ‘family’ units will also be established in the residences that will allow students, once they have been on campus for two weeks, to interact with members of their unit without the constraints of the physical distancing limits, as they will become like a family that lives together. Outside of the ‘family’ unit, they will have to maintain the regular physical distancing.

We anticipate that we will need to feed approximately 360 students per day. We are modifying Dewhurst Dining Hall to adjust to the new COVID reality. Because of the limited capacity, at least initially, we will only allow students in residence to access the dining hall.

We are relocating our beverage machines behind the dessert counter, so that staff can serve drinks safely. There will be no self-service in the dining hall. Adjustments to the servery are underway to protect clients and staff with the use of Plexiglas divisions on all stations. Our Buildings and Grounds team are installing partitions and increasing the size of the servery by removing the tray rails. Removal of the tray rails will increase the width of the servery by two feet which will allow for greater physical distancing.

Our capacity in the dining hall will depend on the physical distancing requirements set by the government. We will be between 68 seats (2 M) and 128 seats (1 M).

We are looking at how best to move students through the dining hall. We are considering an app that would allow students to be in a virtual lineup and be able to arrive when it is their turn to enter the cafeteria. This is still being analyzed but we know that we will need some way to control lineups and move people efficiently through the dining hall.

During the fall, students will also be able to take food out of the dining hall if they wish. There will be an area dedicated to take out that should assist with our capacity issues as well.

Return to work on campus
Human Resources is discussing with Deans, Directors and Managers to plan specific return to work dates over the coming weeks.

Our goal is to work towards a majority of all departments returning to work on campus by mid to late July (weeks of 13th and 20th). In some cases, it may continue to be effective to have some employees working from home where specific operations will allow this.

Broader campus access is still conditional on the arrival of additional hygienic inventory and deployment of signage, which should be received and installed next week.

Academic Administrative Structure Committee
At its meeting on May 1st, 2020, the Board of Governors struck an Academic Administrative Structures Committee to consider establishing distinct positions for the Deans of Arts and Science and for an Associate Vice-Principal Academic responsible for faculty relations.

The Committee is composed of two members named by the APBU (Jamie Crooks and Andrea Drumheller), two members elected by the Faculty Council (Dale Stout and Mike Teed) and four members named by the Board (Michael Goldbloom, Miles Turnbull, Trygve Ugland and Tova White). The Committee will present its report to Senate and the Board.

Convocation
June 6th would have marked our 192nd Convocation with 654 students being awarded either a Degree or a Certificate. This is the fifth largest graduating class in our 176-year history. It also includes our largest cohort of M.Sc. in Computer Science.

Over the next few weeks, the Registrar’s Office will mail diplomas to the class of 2020. Students who were awarded a Departmental Prize or University Wide Prize will also be notified.

We had committed to advising our graduating students by July 1 whether the 2020 Convocation would be in-person or virtual. It is not likely that public health guidelines will allow for a gathering of more than 1,000 people in August. Consequently the 2020 Convocation will likely be held virtually on Saturday, August 29, 2020.

A committee chaired by SRC past-president Marilyn Hardy and me has been struck to plan for a two-part Convocation with a virtual ceremony on August 29th and an on-campus celebration in May 2021. The celebration in spring 2021 will likely include a student-led evening in the Gait and a formal dinner for the Class of 2020 in the Denver Gym.

Health and safety
We continue to be guided by the best scientific advice of public health authorities and ministerial directives. Jointly with the Université de Sherbrooke and L’École de Technologie Supérieure, we submitted to the public health authorities guidelines to re-open residences and to hold in-person classes in the fall. These guidelines have now been approved. These safety recommendations are also being reviewed by the Institut de recherche Robert-Sauvé en santé et en sécurité du travail (IRSST) as a part of a framework for on-campus classes across Quebec.

Our Human Resources team has been working with several units to ensure that both academic and ancillary operations consider the requirements for increased sanitary measures, physical distancing, protective equipment and communications.
In preparing for this new reality, additional protective equipment has been purchased for community use including 100 sanitizing stations, 3,000 face-coverings, 2,000 procedure masks and 200 face-visors.

In order to support implementation of campus-wide sanitary measures, Simon Fortin, a lead hand Security Sargent, has been reassigned to work with Jeff MacDonald in Health and Safety to help coordinate measures such as the development and installation of new signage, floor plans, and a “clean-class” student squad of 20 students.

Many departments have begun to resume operations such as the sports medicine clinic, mail services and the sports centre which is preparing for summer day camps.

Library Learning Commons
The Library Learning Commons continues to offer research assistance to students and faculty virtually. The interlibrary loan service for electronic documents is also accessible.

Online delivery of library instruction is available, which will be complemented by in-person delivery in the fall. At the end of June, a pickup service to borrow items from the print collections will begin for the university community.

In the coming weeks, a new library system will be implemented which will provide an enriched, user-friendly and efficient user experience. This shared service platform is being set up thanks to a partnership of the 18 Quebec university libraries. This platform will provide several benefits for member institutions:

• Enriched and enhanced services for users
• Uniformity of borrowing services and policies across Quebec university libraries
• Broader access to collections for users with a shared search and discovery tool, named Sofia to evoke wisdom and knowledge
• Pooling of resources by sharing tools and expertise
• Reduced operating costs in the long term.

This concerted effort will enable the development of new services and expertise, and thus improve support for teaching and research. It will permit Bishop’s faculty and students access to resources that would not have been possible otherwise, thanks to the power of collaboration.

Research
We are pleased to support the nomination of an additional CRC Chair in the department of Physics and Astronomy. The application of Dr. John Ruan has been submitted for a Tier II CRC Chair in Multi-Messenger Astrophysics. Dr. Ruan and his team propose to use his programs on world-class telescope facilities to search for electromagnetic emission from new binary neutron star mergers detected through gravitational waves, and use new multi-wavelength observations to unveil the origin of “changing-look quasars”.

The Arbour Foundation, now under the direction of Philippe Arbour ’02, grants scholarships to students in financial need at the Master and Doctorate levels in three disciplines having been identified as most likely to foster economic growth: Engineering, Computer Science and Business Administration. Thanks to the efforts of the Bishop’s University Foundation, the Advancement Office and the Office of Research and Graduate Studies, there is a possibility of securing funding for two graduate students in Computer Sciences and Physics & Astronomy. At the M.Sc. level, the value of the award is $10,000 per year, renewable once.

We began phasing in the return of researchers to campus on May 20th, 2020. The second phase will begin shortly, allowing for a return of all essential research and creative activities, following similar protocols.

The Canada Research Chairs Program (CRCP) launched a call to institutions for an equity, diversity and inclusion (EDI) stipend of up to $50,000 for the 2020-2021 fiscal year. These funds are being provided to help all institutions address the systemic barriers in their policies, processes and structures which have led to the underrepresentation of women, persons with disabilities, Indigenous peoples and members of visible minorities in their allocation of chairholders of the Canada Research Chairs Program. It is expected that these funds will help facilitate the successful implementation of the 2019 Addendum to the 2006 Canadian Human Rights Settlement Agreement at a critical time during the ‘ten-year’ window (2020-2029) to meet increased equity targets; while also directly supporting the program’s objectives of attracting and retaining a diverse cadre of world-class researchers, to reinforce academic research and training excellence in Canadian postsecondary institutions.

Together with the VP Academic and Research and Human Resources, the Office of Research and Graduate studies submitted an application for this stipend to benefit the EDI initiative and to create an EDI action plan and policy at Bishop’s. We should hear shortly if we will receive this funding.

Athletics and Recreation
The Bishop’s Sherbrooke Day Camp will start on Monday, June 29. Several hundred local children will be on campus for an eight-week summer day camp experience.

An evaluation is underway as to whether the pool, fitness room and arena could open at some point in July. We will only open these facilities if we can provide a safe environment.

The Sports Medicine Clinic re-opened in mid-June and athletic therapy and physiotherapy appointments can be booked online.

The Old Lennoxville Golf Club opened on May 14th and the terrace on June 19th.

The Atlantic University Sports Association (AUS) and the Canadian University Field Lacrosse Association (CUFLA) have cancelled inter-university competition in the fall. U Sports has cancelled all national championships as well.

The Réseau des sports étudiants du Québec (RSEQ) hopes to maintain some inter-university competition.

We are discussing a variety of options with our coaches and the other Quebec universities.

Regardless of the status of inter-university competition, we are focussed on preparing a comprehensive and diverse recreation program for all of our students in the fall.

The annual Gaiter Classic golf tournament is the athletics department largest fundraising event. It was held as a virtual event and nonetheless raised over $28,000 for our student-athletes.

Capital projects
Construction projects restarted on May 11, according to public health directives.

This allowed our project management team to continue our three major projects:

1. the renovation of the Student Centre,
2. the renovation of the Hamilton building, and
3. the Champlain Football locker room renovation.

We anticipate delays of approximately two months on the delivery of these projects.

We are taking advantage of the reduced level of activity on campus this summer, and have initiated several projects that will be in progress over the summer:

• At the Sports Centre, the VIP room will have new multimedia equipment installed so it can be used as a classroom this fall. We are also taking advantage of the ice rink shutdown to carry out maintenance work.
• Room J215, in the Johnson Building, will be merged with the existing beer lab to increase the capacity of the space to accommodate more students in the program.
• In the Molson Fine Arts building, classrooms MOL-010 and MOL-011 will be both renovated. In MOL-010 the fixed furniture will be replaced and in MOL-011 the space will be transformed into a Digital Fabrication Laboratory (Fab Lab).

The design for the new residence has been completed. The plan calls for 93 single-occupancy bedrooms with semi-private bathrooms.

And finally, the University is examining new grant programs and funding opportunities that may be offered by the Federal and Quebec governments to support the economy. We are preparing shovel- ready projects in order to be ready to submit applications should these funding opportunities arise.

Michael Goldbloom, C.M.
Principal and Vice-Chancellor

Je vous écris afin de vous mettre à jour des changements et des plans depuis la tenue de nos Town Halls en mai dernier.

La propagation de la COVD-19 dans les Cantons-de-l-‘Est
Depuis les débuts de la crise sanitaire, 955 personnes ont contracté le virus dans la région. De ce nombre, 912 personnes sont rétablies, une personne est hospitalisée. Onze nouveaux cas de la COVID-19 ont été annoncés depuis la semaine dernière. Le nombre de décès demeure stable depuis le 24 avril. À ma connaissance, aucun employé ou étudiant de Bishop’s n’ont contracté le virus sur le campus.

Recrutement étudiant
Afin de bien intégrer nos nouveaux étudiants, de maintenir les liens avec notre communauté et de partager notre expertise auprès de cette dernière, le Service du recrutement étudiant et de la rétention a conçu une série de webinaires intitulée COVID-EOs. Ces vidéos seront diffusées tous les vendredis durant la période estivale sur nos médias sociaux. Voici quelques exemples des webinaires :

• Pr Michael Teed (École de gestion Williams) – Travailler et étudier de la maison
• Pre Jane Morrison (Département de géographie et d’études environnementales) – Bâtir une ferme à petite échelle
• Pr Daniel Miller (Département de religion) – Les communautés religieuses et la COVID-19
• Pre Adrianna Mendrek (Département de psychologie) – La méditation à travers la danse

Les visites guidées du campus ont été transformées en visites en ligne. Les étudiants potentiels et leurs parents peuvent :

• Obtenir une visite du campus préenregistrée en français, anglais ou espagnol ;
• Réserver une visite virtuelle en temps réel avec l’un de nos étudiants ambassadeurs. Les étudiants potentiels pourront ainsi poser des questions en direct (disponible bientôt) ;
• Découvrir notre nouvelle carte du campus interactive où les jeunes et leurs parents peuvent voir l’entièreté de notre campus, admirer des photos panoramiques à 360 degrés et lire des informations intéressantes sur nos édifices et notre institution. Pour de plus amples informations, visitez la page Interactive Map).

Les personnes intéressées peuvent accéder à ces ressources par l’entremise de notre page web Visites du campus et événements.

Prévisions des inscriptions
Toutes les semaines, le Bureau du registraire analyse et traite les demandes d’admission.

Nous comparons les chiffres à ceux de l’an dernier à pareille date. En date du 10 juin 2020, nous observons une augmentation des étudiants qui ont confirmé leur présence cette année, cependant, presque toutes catégories sont à la baisse comparé à l’an passé à pareille date, à l’exception des étudiants québécois où nous remarquons une hausse significative du nombre d’inscriptions, d’étudiants admis et d’étudiants confirmés.

Nous estimons un manque à combler de 8 % pour le semestre d’automne.

Dans une année régulière, notre campagne de recrutement et d’admissions serait sur le point de se conclure. Cependant, nous avons prolongé la date limite du 1er juin auprès des étudiants admis pour nous soumettre leur décision. Les étudiants ont jusqu’au 17 juillet pour envoyer leur décision.

De nouvelles activités de conversion se poursuivront durant la période estivale. Des séances d’information seront organisées dans les prochaines semaines afin de communiquer un maximum d’informations aux étudiants. Certains contacts personnels avec les étudiants ont déjà commencé et d’autres se poursuivront.

Cette semaine, la Fondation de l’Université Bishop’s a approuvé, uniquement pour cette année, l’augmentation de bourses afin d’attirer davantage d’étudiants pour les semestres d’automne 2020 et d’hiver 2021.

Planification académique
La planification du semestre d’automne 2020 est en cours. La planification fut guidée par deux principes fondamentaux :

1. Nous nous engageons à donner, à tous nos étudiants, une expérience stimulante de haut niveau, que ce soit en présentiel ou en ligne, et de leur offrir tout le soutien nécessaire pour réussir ;
2. Que ce soit en présentiel ou en ligne, tous les étudiants bénéficieront d’un enseignement engageant de haute qualité avec une interaction significative avec leurs professeurs et camarades de classe.

Les responsables de département, en collaboration avec les doyennes, et en partenariat avec les membres du corps professoral, travaillent à déterminer le format des cours pour le semestre d’automne. À ce jour, les plans comprennent une combinaison de cours en ligne, en personne et hybrides, ainsi que des opportunités d’apprentissages expérientiels pour nos nouveaux étudiants ou ceux qui retournent à Bishop’s.

Nos professeurs ont démontré beaucoup de collégialité et de créativité durant leurs échanges, et nous sommes sûrs que nos étudiants auront, cet automne, une expérience académique riche et diversifiée.

La prochaine étape est d’appuyer notre corps professoral dans la préparation des cours prévus cet automne. Nous avons embauché un concepteur pédagogique, qui travaillera de concert avec 25 assistants techniques et d’apprentissage en ligne. Ces étudiants travailleront sous la supervision du Service des technologies à l’information et du concepteur pédagogique afin d’aider les professeurs dans la création des cours.

La Maple League
Le Virtual Maple League Teaching and Learning Centre (V_MLTLC) est un espace virtuel géré par des professeurs pour appuyer le corps professoral des quatre universités afin de leur permettre de concevoir et enseigner des classes non seulement à l’automne mais pour des semestres ultérieurs.

Inauguré au début de mois de juin, le V_MLTLC a pour but d’appuyer le travail effectué par tous les membres des quatre universités de la Maple League et d’offrir une assistance pédagogique pour les professeurs ayant des besoins particuliers ou des défis à surmonter. Le Centre virtuel présente une programmation variée incluant la série Better Together Summer Series organisée par des professeurs, employés et étudiants des quatre universités. Diffusées les mardis et jeudis à 11 h 00, les vidéos attirent environ 35 personnes par événement.

Le Bureau du registraire
Le Bureau du registraire travaille très fort afin d’assurer un environnement sécuritaire pour le semestre d’automne. Divers scénarios sont envisagés quant à l’horaire des cours. La production du calendrier scolaire se poursuit (certes retardée) et l’analyse des inscriptions se fait de façon plus régulière et rigoureuse.

Le Bureau traite actuellement les demandes d’admission et travaille de concert avec le Service du recrutement étudiant et de la rétention, avec les doyennes et autres parties prenantes afin de concentrer nos efforts vers une expérience d’inscription centrée sur l’étudiant. Les bourses d’études, bourses au besoin ainsi que les prix seront remis tant aux nouveaux étudiants qu’aux étudiants actuels dans l’espoir d’attirer et de conserver nos étudiants pour l’année 2020-2021.

Utilisation des classes
Il est primordial pour l’Université de bien maîtriser les consignes émises par la Direction de la santé publique et de maîtriser les nouveaux quotas de distanciation physique pour nos salles afin de planifier la programmation de nos cours en présentiel et en ligne pour le semestre d’automne 2020.

L’application des deux mètres de distance entre chaque étudiant aura pour effet de réduire considérablement la capacité maximale par classe. Les locaux ayant des sièges fixés au sol seront limités à 15 % de sa capacité régulière versus 30 % pour les locaux ayant des sièges mobiles.

Le Comité de planification des salles de cours a identifié 36 espaces d’enseignement pour la tenue des cours :

• 21 locaux ayant de 11 à 20 places ;
• 10 locaux ayant de 21 à 45 places ;
• 5 locaux ayant une capacité de 85 places.

Récemment, le gouvernement a annoncé que la norme de distanciation physique sera réduite à 1,5 mètre. Cette nouvelle mesure pourrait nous permettra d’accroître le nombre d’étudiants par classe.

Le Service des technologies de l’information se consacre à la modification des salles de cours afin de faciliter la tenue de cours en présentiel et en format hybride, ainsi que l’utilisation de salles traditionnellement utilisées dans un contexte non académique pour la tenue possible de cours.

1. Des caméras avec micros seront installées dans toutes les salles de cours. Ces ajouts permettront au corps professoral d’enregistrer les cours donnés en personne, via le logiciel Ensemble Anthem, et de les télécharger sur la plateforme Moodle pour une diffusion en mode asynchrone pour les étudiants à la maison. Les caméras seront également très utiles pour les membres du corps professoral utilisant les plateformes BlueJeans et Teams.
2. Une évaluation est en cours quant à la captation de haute qualité des cours (dual-stream). Cinq salles de cours auront cette technologie : J102, H301, N2, BWH ET LLC106. Si le besoin se présente, nous pourrions ajouter les trois salles N1, N215 et H304 à la liste.
3. Des salles utilisées dans un autre contexte qu’académique font l’objet également d’une analyse afin de les transformer en salles de cours au besoin : Salle VIP du Centre sportif, Lobby du Théâtre Centennial, Théâtre Centennial, Cleghorn, etc.). Ces salles pourront être bonifiées de la technologie s’il y a un besoin.

Services aux étudiants
Les Services aux étudiants maintiennent leurs services de façon virtuelle durant la période estivale. Les conseillers demeurent disponibles pour des services à distance. Par l’entremise du COVID-19 Relief Fund, une aide financière supplémentaire fut octroyée aux étudiants dans le besoin.

Nous préparons des services de soutien tant virtuel qu’en personne pour le semestre d’automne. La période estivale permettra aux employés du service de créer du contenu de qualité pour la communauté.

Des formations en lien avec la santé mentale seront proposées à tous les étudiants pendant l’année scolaire 2020-2021, en plus de groupes de soutien pour celles et ceux ayant des besoins spécifiques en lien avec cette nouvelle réalité dans laquelle nous vivons. Un premier groupe-test virtuel verra le jour le 15 juillet 2020.

Les Services d’accessibilité et d’adaptation continuent à appuyer les étudiants cet été et pour leur retour à l’automne.

Les conseillers en orientation se préparent pour leurs événements phares, tels que le Career Bootcamp, afin qu’ils aient lieu tant en personne que de manière virtuelle. Ils profitent également de l’occasion pour créer de nouvelles opportunités pour nos étudiants internationaux comme avec l’événement BU Works International.

La COVID-19 et la distanciation physique ont un impact majeur sur la santé mentale de tous. Les Services aux étudiants tiennent compte de cet enjeu dans la planification de leurs services et événements, afin que nos étudiants puissent avoir la meilleure expérience possible tant sur le campus qu’en ligne.

L’équipe de la vie étudiante travaille d’arrache-pied afin de créer un environnement stimulant et sécuritaire, en conformité avec les consignes d’hygiène et de santé publique, pour tous les étudiants présents sur le campus.

Étudiants internationaux
Les Services aux étudiants internationaux suit l’évolution des procédés et règlements provincial et fédéral afin d’informer tous nos nouveaux étudiants internationaux ou ceux qui retournent sur notre campus.

Nous travaillons avec un consultant externe spécialisé en immigration afin de répondre aux besoins de nos étudiants internationaux sur des situations complexes. Tous nos programmes d’échanges internationaux, soient entrants ou sortants, ont été reportés au semestre d’hiver 2021.

Nous espérons accueillir le plus d’étudiants internationaux possible cet automne. Nous sommes à développer un calendrier chargé d’activités visant à répondre aux besoins spécifiques pour ces étudiants. S’il est impossible pour un étudiant international d’étudier sur le campus à la suite des processus d’immigration ou de restrictions de voyage, nous offrirons tout le support virtuel requis pour la poursuite de ses études.

Si requis, nous serons prêts à recevoir tous les étudiants provenant de l’étranger dans des endroits désignés pour effectuer une quarantaine de 14 jours suivant leur arrivée sur le campus.

Financement public
Le gouvernement du Québec a fait deux annonces positives relatives au financement des universités.

La première était que notre financement pour 2020-2021 sera basé sur nos inscriptions de 2018-2019, et que les inscriptions de cette année ne seront pas incluses dans la moyenne d’inscription sur trois ans qui est utilisée pour déterminer notre financement annuel.

La deuxième annonce était que le financement supplémentaire de 100 M $ pour l’enseignement supérieur, annoncé dans le budget provincial en mars, sera maintenu. Le MEES a confirmé, alors de la présentation des règles budgétaires 2020-2021 en mai, que 35,4M $ des 100 M $ sont alloués aux universités, ce qui représente un montant de 269,500 $ pour Bishop’s. Ce sont des mesures importantes du gouvernement du Québec pour soutenir nos universités.

Le défi pour Bishop’s est que ces annonces portent sur le financement que nous recevons du gouvernement, mais pas sur les frais de scolarité que nous recevons directement des étudiants. Comme nous avons un pourcentage plus élevé d’étudiants du reste du Canada et du monde entier qui paient des frais de scolarité plus élevés, nous pourrions faire face à un manque à gagner important si nous constations une baisse importante de leur inscription.

Projections financières
Tant que nous n’aurons pas les chiffres finaux quant aux nombres d’étudiants inscrits pour le semestre d’automne (prévus à la fin septembre), notre planification est basée sur le meilleur scénario hybride, où les pertes sont estimées à 5M $, ce qui assume une baisse de 8 % du nombre d’étudiants.

Puisque le budget académique représente 60 % du budget opérationnel annuel de l’Université, nous avons demandé la collaboration de tous les départements facultaires afin d’identifier des économies représentant 60 % du déficit projeté de 5M $ (3M $), tandis que les autres services (administration, services auxiliaires, services aux étudiants) doivent identifier 40 % (représentant 2M $ d’économies).

En répondant à ce que nous espérons être une situation temporaire, nous devons être judicieux dans la diminution de nos dépenses tout en continuant à investir dans la qualité et pérennité de l’Université.

Une mise à jour de nos prévisions financières sera présentée au Conseil des gouverneurs ainsi qu’aux membres de notre communauté en octobre prochain lors que nous saurons le nombre final d’étudiants inscrits et le montant final du financement gouvernemental que nous recevrons.

Rémunération
Nous procéderons aux augmentations salariales dès le 1er juillet conformément aux échelons salariaux déterminés en 2019-2020 pour ceux et celles n’ayant pas atteint le dernier rang de l’échelon. Les augmentations salariales pour tous les employés syndiqués seront déterminées selon les négociations syndicales, tandis que les salariés non syndiqués et les gestionnaires auront une évaluation salariale en octobre prochain, basée sur notre situation financière.

Nous tenons à rappeler aux professeurs et gestionnaires qui gagnent un salaire annualisé que l’année 2020 comporte une période de 27 paies, donc il y aura 14 paies après le 1er juillet, pas 13. Pour de plus amples renseignements, veuillez contacter le Service de la paie.

La période de vacances arrive à grands pas. Je sais à quel point vous avez travaillé fort et que le semestre d’automne sera très exigeant. Alors, veuillez prendre des vacances bien méritées cet été.

Résidences
Depuis le début de la pandémie, le Service des résidences consacre tous ses efforts à maintenir la santé et sécurité des étudiants habitant dans les résidences. Cet automne, seules les chambres à occupation simple seront disponibles dans celles-ci.

Si autrefois nous pouvions accueillir 692 étudiants dans nos résidences, nous avons réduit ce nombre à 465, répartis dans les résidences New Side (Abbott, Kuehner et Munster), Paterson et Mackinnon. Par souci de santé et de sécurité, nous limitons la capacité maximale de la résidence Mackinnon à 48 étudiants. Nous assignerons des douches, toilettes et lavabos spécifiques à nos étudiants afin d’être en mesure de localiser et retracer les endroits contaminés par le virus en cas de problème de santé.

Notre occupation sera de 67 % de notre capacité de résidence habituelle. À ce jour, nous n’entrevoyons pas la possibilité d’utiliser les résidences Norton ou Pollack, cependant, elles pourraient être utilisées comme zones d’isolement pour les étudiants en résidence présentant des symptômes.

De plus, nous tenterons d’assigner les chambres aux étudiants par unité académique. En agissant de la sorte, nous souhaitons réduire les contacts entre étudiants de divers départements. Des petites unités « familiales » seront définies dans les résidences afin que les étudiants, après une période de 14 jours, puissent interagir avec leurs camarades sans se soumettre aux contraintes de la distanciation physique. Cependant, les règles de distanciation physique s’appliquent dès que les étudiants sortent de leur « unité familiale ».

Nous prévoyons nourrir environ 360 étudiants sur une base quotidienne. Le Dewhurst Dining Hall sera modifié afin de s’ajuster à cette nouvelle réalité en temps de COVID-19. Ayant une capacité limitée, du moins pour l’instant, l’accès à la salle à manger sera limité aux étudiants dans les résidences.

Les distributeurs de boissons seront relocalisés derrière le comptoir à dessert afin qu’un membre du personnel puisse servir les étudiants en toute sécurité. Les stations de libre-service seront retirées. La distribution des repas sera ajustée afin de protéger les clients et les employés avec l’ajout de divisions en plexiglas pour toutes les stations. Les rails à plateaux seront retirés, ce qui permettra d’augmenter la largeur entre les stations de deux mètres et ainsi faciliter la distanciation physique.

La capacité maximale de notre salle à manger sera entre 68 (deux mètres) et 128 sièges (un mètre), et dépendra des exigences du gouvernement.

Nous sommes à analyser la meilleure façon d’assurer des déplacements sécuritaires à l’intérieur de la salle à manger. Nous étudions la possibilité de fournir une application aux étudiants qui leur permettrait d’être dans une file virtuelle et d’arriver uniquement sur place lorsque leur tour viendra. Nous sommes encore au stade embryonnaire, mais nous savons qu’il faudra trouver un moyen efficace de contrôler l’achalandage dans la salle à manger.

Cet automne, les étudiants pourront apporter leur repas à l’extérieur de Dewhurst si tel est leur souhait. Une section sera dédiée aux commandes pour emporter, ce qui nous aidera grandement à gérer la capacité maximale permise sur les lieux.

Le retour au travail sur le campus
Le Service des ressources humaines échange actuellement avec les doyennes, gestionnaires et coordonnateurs afin de planifier le retour de nos employés sur le campus dans les prochaines semaines.

Nous visons un retour au boulot pour la majeure partie de nos employés dans les semaines du 13 et 20 juillet. Dans certains cas, il sera plus efficace pour certains employés de poursuivre le télétravail lorsque les tâches le permettent.

Le retour sur le campus ne sera autorisé que lorsque nous recevrons du matériel hygiénique supplémentaire requis et que la nouvelle signalisation soit installée sur le campus, ce qui devrait se faire la semaine prochaine.

Le Comité des structures administratives académiques
Le 1er mai dernier, le Conseil des gouverneurs a mis sur pied un Comité des structures administratives académiques pour établir des postes distincts pour les doyens des Facultés d’Arts et de Sciences ainsi que pour un vice-principal associé attitré aux relations avec les membres des facultés.

Le Comité est composé de deux membres de l’APBU (Jamie Crooks and Andrea Drumheller), deux membres élus par le Conseil académique (Dale Stout et Mike Teed) et quatre membres nommés par le Conseil des gouverneurs (Michael Goldbloom, Miles Turnbull, Trygve Ugland and Tova White). Le Comité présentera son rapport aux membres du Sénat et du Conseil des gouverneurs.

Collation des grades
Notre 192e collation des grades devait se tenir le 6 juin dernier où nous aurions remis un diplôme ou un certificat à 654 étudiants, la cinquième cohorte en importance en 176 ans d’existence. Nous aurions également célébré la plus grande cohorte de diplômés à la maîtrise en sciences informatiques de notre histoire.

Dans les prochaines semaines, le Bureau du registraire enverra par la poste les diplômes à la cohorte 2020. Tous les étudiants qui ont remporté un prix au sein de leur département ou un prix de l’Université seront avisés.

Nos diplômés ont été informés qu’une décision sera prise quant à la tenue d’une collation des grades en personne ou virtuelle d’ici le 1er juillet prochain. Il semble peu probable que les normes de santé publique permettent la tenue d’un événement accueillant plus de 1 000 personnes au mois d’août. Nous envisageons donc la possibilité d’une célébration virtuelle le samedi 29 août 2020.

Un comité piloté par moi-même ainsi que Marilyn Hardy, ancienne présidente du Conseil étudiant, a pour mission de planifier une célébration en deux temps : une cérémonie virtuelle le 29 août 2020 et une célébration en personne au mois de mai 2021. La programmation de cette dernière inclurait une soirée organisée par les étudiants dans le Gait, ainsi qu’un dîner formel dans le gymnase Denver.

Santé et sécurité
Nous continuons d’être guidés par les conseils judicieux de la Direction de la santé publique et des directives ministérielles. En collaboration avec l’Université de Sherbrooke et l’École de Technologie Supérieure (ETS), nous avons soumis à la Direction de la santé publique un guide témoignant des pratiques sécuritaires en classe et dans les résidences à l’automne. Nos recommandations ont été approuvées. Celles-ci sont en cours de révision par l’Institut de recherche Robert-Sauvé en santé et en sécurité du travail (IRSST) en tant que document de travail pour la tenue de classes en présentiel à travers la province.

Le Service des ressources humaines travaille avec plusieurs unités afin que toutes nos opérations académiques et ancillaires prennent en considération les exigences d’accroître les normes hygiéniques, la distanciation physique, les équipements de protection et la communication…

En se préparant à cette nouvelle réalité, des équipements de protection supplémentaires ont été achetés, notamment 100 stations sanitaires, 3 000 couvre-visages et 2 000 masques non médicaux et 200 visières.

Simon Fortin, employé du Service de sécurité, travaillera avec Jeff MacDonald, responsable de la santé et sécurité, à implanter les mesures sanitaires sur le campus, ce qui comprend le développement et l’installation de nouveaux panneaux de signalisation et d’autocollants de plancher ainsi que la création d’une équipe de 20 étudiants responsable de la propreté des salles de cours.

De nombreux départements ont repris leurs opérations sur le campus, tels que la clinique de médecine sportive, le bureau de poste et le Centre Sportif qui se prépare activement pour les camps de jour.

La Bibliothèque et Carrefour des ressources éducatives
Notre bibliothèque poursuit son travail de façon virtuelle auprès des professeurs et étudiants pour avancer des projets de recherche. Il est également possible d’emprunter des livres en format numérique grâce au service de prêts entre les bibliothèques universitaires du Québec.

Les bibliothécaires proposent actuellement des formations documentaires virtuelles, qui par la suite seront bonifiées par des formations en personne cet automne. À la fin du mois de juin, un service de prêt sans contact sera proposé à toute la communauté universitaire.

Dans les prochaines semaines, un nouveau système sera implanté dans l’optique de fournir une expérience utilisateur enrichie et simplifiée. Cette plateforme partagée de services (PPS) voit le jour grâce au partenariat des dix-huit bibliothèques universitaires québécoises. La plateforme comportera de nombreuses caractéristiques avantageuses pour ses usagers :

• Des services bonifiés et enrichis pour les usagers ;
• Uniformité des services et des politiques d’emprunt dans les bibliothèques universitaires du Québec ;
• Accès élargi aux collections universitaires grâce aux outils de recherche et de découvertes ;
• Un plus grand bassin de ressources grâce au partage d’outils et d’expertise ;
• Réduction des coûts d’opération à long terme.

Cet effort concerté favorisera le développement de nouveaux services et expertises, ce qui améliorera les services offerts aux professeurs et au Bureau de la recherche. Cette collaboration donnera accès à des ressources qui, jadis, n’étaient pas disponibles aux membres de notre communauté.

Recherche
Nous sommes heureux d’appuyer la nomination d’une nouvelle chaire de recherche du Canada au sein du Département de physique et d’astronomie. La candidature du Pr John Ruan a été soumise pour une chaire de niveau 2 en astrophysique multimessager. Pr Ruan et son équipe vont utiliser ses programmes sur des télescopes de renommée mondiale dans l’espoir de trouver des émissions électromagnétiques via de nouvelles fusions d’étoiles à neutrons binaires détectées par les ondes gravitationnelles et utiliseront de nouvelles observations multi-longueurs d’onde pour révéler l’origine des « quasars à apparence changeante ».

La Fondation Arbour, nouvellement sous la direction du diplômé Philippe Arbour (2002), octroie des bourses aux étudiants universitaires de 2e et 3e cycle dans les trois disciplines identifiées comme celles ayant le plus grand potentiel de croissance économique : génie, sciences informatiques et administration des affaires. Grâce aux efforts menés par la Fondation de l’Université Bishop’s, le Bureau de l’avancement universitaire ainsi que le Bureau de la recherche et des études supérieures, deux étudiants de 2e cycle en sciences informatiques et en astronomie et physique pourront possiblement recevoir un appui financier. Les étudiants à la maîtrise reçoivent 10 000 $ annuellement, renouvelable une fois.

La première phase du retour des chercheurs sur le campus a débuté le 20 mai dernier. Nous entamerons prochainement la deuxième phase de retour sur le campus, selon les protocoles similaires à la première phase, facilitant ainsi la poursuite des activités essentielles de recherche et de créativité.

Le Programme des chaires de recherche du Canada a lancé un appel aux institutions pour recevoir une allocation d’équité, de diversité et d’inclusion (EDI) pouvant atteindre 50 000 $ pour l’année 2020-2021. Ces fonds sont remis pour aider toutes les institutions à surmonter les obstacles systémiques dans leurs politiques, processus et structures qui ont conduit à la sous-représentation des femmes, des personnes handicapées, des peuples autochtones et des membres des minorités visibles dans leur répartition des titulaires des Chaires de recherche du Canada. Il est prévu que ces fonds aideront grandement à mettre en œuvre l’addenda de 2019 à la Loi canadienne sur les droits de la personne, à un moment critique de la période de dix ans (2020-2029) pour atteindre des objectifs d’équité accrus; tout en soutenant directement les objectifs du programme d’attirer et de retenir un cadre diversifié de chercheurs de calibre mondial, afin de renforcer la recherche universitaire et l’excellence de la formation dans les établissements postsecondaires canadiens.

En collaboration avec le Vice-principal académique et les Ressources humaines, le Bureau de la recherche et des études supérieures a soumis une demande pour cette allocation au profit de l’équité, la diversité et l’inclusion (EDI) et pour créer un plan d’action et une politique EDI à Bishop’s. Nous devrions savoir sous peu si nous recevrons ce financement.

Sports et loisirs
Les camps de jour de l’Université Bishop’s débuteront le lundi 29 juin. Des centaines d’enfants de la région seront sur le campus pour une expérience estivale amusante.

Nous évaluons la possibilité d’ouvrir la piscine, l’aréna et la salle d’entraînement en juillet, cependant, l’ouverture de nos installations ne sera permise que si nous pouvons garantir un environnement sécuritaire aux membres de notre communauté.

La clinique de médecine sportive a rouvert ses portes à la mi-juin. Il est maintenant possible de prendre un rendez-vous auprès de nos physiothérapeutes et thérapeutes sportifs.

Le Vieux Club de golf de Lennoxville a débuté sa saison le 14 mai dernier et a ouvert sa terrasse le 19 juin.

L’Atlantic University Sports Association (AUS) et la Canadian University Field Lacrosse Association (CUFLA) ont annulé la saison de compétition interuniversitaire cet automne. U Sports a également annulé tous ses championnats à l’échelle nationale.

Le Réseau des sports étudiants du Québec (RSEQ) espère maintenir certaines compétitions interuniversitaires.

Nous discutons avec les entraîneurs et les autres universités québécoises afin de trouver des options viables pour la prochaine année scolaire.

Quel que ce soit le statut des compétitions interuniversitaires, nous souhaitons ardemment présenter une programmation sportive complète et diversifiée, pour tous nos étudiants cet automne.

La Classique annuelle de golf des Gaiters est l’événement-bénéfice le plus lucratif de l’année pour les Gaiters. Il fut présenté virtuellement cette année et a permis d’amasser plus de 28 000 $ pour nos étudiants-athlètes.

Projets d’envergure
Les projets de construction ont repris leur cours le 11 mai dernier, selon les directives émises par la Direction de la santé publique.

Nos gestionnaires de projets ont pu poursuivre les projets suivants :

• La rénovation du Centre des étudiants ;
• La rénovation de l’édifice Hamilton ;
• La rénovation du vestiaire de l’équipe de football du Collège Champlain.

Ces projets accusent d’un retard d’environ deux mois.

Nous profitons de la réduction des activités sur le campus durant la période estivale afin d’amorcer quelques projets qui prendront forme avant la fin de l’été :

• Des équipements multimédias seront ajoutés dans la Salle VIP afin de permettre la tenue des cours cet automne. Nous tirons profit de la fermeture de l’aréna pour y effectuer des travaux de maintenance.
• La pièce J215 de l’édifice Johnson sera intégrée avec le laboratoire du programme de Sciences brassicoles pour recevoir plus d’étudiants dans ce programme.
• Les salles de cours MOL-010 et MOL-011 de l’édifice des beaux-arts Molson seront rénovées. Le mobilier fixe de la salle MOL-010 sera remplacé, tandis que la salle MOL-011 sera transformée en laboratoire de fabrication digitale (Fab Lab).

La conception de notre nouvelle résidence est maintenant complétée. Le plan comprend 93 chambres en occupation simple avec des salles de bain semi-privées.

Finalement, l’Université examine de nouveaux programmes de subventions et de financement offerts par les gouvernements fédéral et provincial pour soutenir l’économie canadienne et québécoise. Nous sommes prêts à soumettre les demandes d’applications nécessaires pour nos projets si les opportunités se présentent à nous.

Michael Goldbloom, C.M.
Principal et vice-chancelier

When we started considering how to plan our Fall semester, we wanted to make sure we heard from you, our students. Many of you have shared with us your concerns and preferences about how best to proceed in the fall.

I am pleased to report that 1,983 of you responded to the survey we sent concerning your expectations and intentions for next fall.

Not surprisingly, the vast majority of you hope that we will hold in-person classes and most of you would prefer a hybrid model of in-person and online teaching to an exclusively online approach.

You would like us to let you know soon – and by mid-July at the latest – the details of how we will operate in the fall.

As you likely know, several Canadian universities have announced that they will offer their courses in the fall primarily through remote delivery platforms.

That is not our preferred approach.

We will prepare to deliver our courses remotely for those of you who may not be able or who may not wish to travel here, so that all our students can register in courses and partake in an enriched virtual Bishop’s experience.

At the same time, we are working hard to prepare to welcome as many of you as possible on campus in September.

We believe that there are several factors that may make this possible:

1. The COVID-19 situation in Sherbrooke and the Eastern Townships is under control. There is very limited spread of the virus, the health care institutions have ample capacity and there are a sufficient number of health care workers.
2. Our average class size of 36 students will allow us to hold some of our classes in person while respecting public health guidelines.
3. We can provide at least 420 single-occupancy rooms with semi-private bathrooms in our residences.

The health and safety of our community will remain our highest priority. We recognize, however, that until a vaccine is developed and a massive inoculation program instituted, there is no zero-risk scenario for in-person education. There will be many challenges in organizing a safe and enriching environment for our students, faculty and staff and we will follow the guidelines of the public health authorities.

Even in the best-case scenario, we will have to plan for a hybrid model which would entail a blend of in-person and remote learning in order to comply with public health guidelines and to accommodate students and faculty who are not on campus.

Although our preference is to have on-campus classes in the fall, we must also be prepared for the possibility that a second wave of the virus may make it very difficult for us to do so. In either case we will continue to provide outstanding academic and student-life experiences supported by our dedicated faculty, librarians, staff and Student Services team.

We will continue preparing for both the hybrid and online options and we will keep you informed. We will make a definitive decision by mid-July at the latest as to which courses will have an in-person component and which ones will be exclusively online.

In summary, our plan for the 2020-2021 academic year includes the following:

1. We will provide an outstanding experience for all of our students, including an engaging and supportive environment both in person and virtually.
2. We will offer as many in-person classes as possible for those students who are able and who wish to be on campus.
3. Students who take in-person classes should nonetheless expect to receive a portion of their classes online.
4. We will offer a rich academic program for those students who will be participating exclusively online.
5. Whether attending in person or online, all students will be provided high-quality and engaging instruction with significant interaction with their professors and fellow students.
6. In virtue of government decisions, international students who are unable to travel to Canada in the fall will be permitted to enroll at Bishop’s as full-time students and take online courses.
7. Research activity will continue to the fullest extent possible.
8. We cannot guarantee that no one will contract COVID-19. However, we are committed to the health and safety of the Bishop’s community and we will follow the advice of Quebec’s public health authorities in determining how best to limit propagation of the virus on our campus. In order to minimize risk to others, everyone on campus will have a responsibility to adhere to all health guidelines and should expect that these will be strictly enforced.
9. Subject to the approval of the public health authorities, we will provide at least 420 single-occupancy rooms in our residences, most of which have semi-private bathrooms.
10. In-person classes will be held in classrooms which will respect the physical distancing guidelines of the public health authorities.
11. We will revert to exclusively remote instruction if health circumstances require it.

Regardless of how you participate next fall, I can assure you that Bishop’s will offer an outstanding academic program and student experience that will provide the high-quality and personalized education that motivated you to choose Bishop’s.

BE Strong.
BE Healthy.
BU

Michael Goldbloom, C.M.
Principal and Vice-Chancellor

Credit: Michael Goldbloom ‘While the students are away, the deer will play’

Le 28 mai 2020

Nouveau message du principal Goldbloom

Chers étudiantes et étudiants, nouvellement admis et celles et ceux revenant à l’automne,

Lorsque nous avons commencé à réfléchir à la planification de notre semestre d’automne, nous voulions nous assurer de vous consulter, vous, nos étudiants. Plusieurs d’entre vous nous ont fait part de vos préoccupations et préférences à propos de la meilleure manière de procéder à l’automne.

Je suis fier de vous dire que 1 983 d’entre vous ont répondu au sondage que nous vous avions envoyé concernant vos attentes et vos intentions pour l’automne prochain.

Sans surprise, la vaste majorité d’entre vous espère que nous tenions des cours en présentiel, et la plupart d’entre vous préféreraient un modèle hybride d’enseignement, en personne et à distance, à une approche uniquement à distance.

Vous souhaiteriez que nous vous fassions part bientôt – d’ici la mi-juillet au plus tard – de la manière précise dont nous prévoyons procéder à l’automne.

Comme vous le savez probablement, certaines universités canadiennes ont annoncé qu’elles offriront leurs cours à l’automne principalement à l’aide de plates-formes d’enseignement à distance.

Ce n’est pas l’approche que nous privilégions.

Nous nous préparerons à offrir nos cours à distance pour ceux d’entre vous qui ne seront pas en mesure de voyager ou pour ceux et celles qui ne souhaiteront pas se rendre jusqu’ici. Cela permettra afin à tous nos étudiants de s’inscrire aux cours et de tirer profit d’une expérience virtuelle de Bishop’s enrichissante.

Cependant, nous travaillons fort à nous préparer à accueillir le plus grand nombre possible d’entre vous sur le campus en septembre.

Nous croyons que plusieurs facteurs pourraient rendre cela possible :

1. La situation de la COVID-19 à Sherbrooke et dans les Cantons-de-l’Est est sous contrôle. La propagation du virus est très limitée, les institutions de soins de santé ont une ample capacité et des professionnels de la santé en nombre suffisant.
2. Notre moyenne de 36 étudiants par classe nous permettra de tenir plusieurs de nos cours en présentiel tout en respectant les consignes de santé publique.
3. Nous sommes en mesure d’offrir au moins 420 chambres individuelles dans nos résidences offrant des salles de bains semi-privées.

La santé et la sécurité de notre communauté demeureront notre plus haute priorité. Nous reconnaissons cependant que jusqu’à ce qu’un vaccin soit développé et qu’un programme d’inoculation massif ait été mis sur pied, il n’existe pas de scénario à risque nul en ce qui a trait à l’enseignement en présentiel. Il existera plusieurs défis pour organiser un environnement riche et sécuritaire pour nos étudiants, notre corps professoral ainsi que notre personnel, et nous suivrons les directives des autorités de la santé publique.

Même dans le meilleur des scénarios, nous devrons planifier un modèle hybride, c’est-à-dire un mélange d’enseignement en présentiel et à distance afin de nous conformer à des directives de la santé publique et afin d’accommoder des étudiants et professeurs qui ne seront pas en mesure de se rendre sur le campus.

Bien que notre préférence soit de tenir des cours en présentiel sur le campus à l’automne, nous devons également être préparés à l’éventualité qu’une deuxième vague d’éclosion du virus nous pose de sérieux obstacles pour accomplir ce but. Dans un cas comme dans l’autre, nous continuerons à offrir une expérience académique et de vie étudiante exceptionnelle grâce à l’appui de notre équipe dévouée : le corps professoral, les bibliothécaires, le personnel et notre équipe des services aux étudiants.

Nous continuerons à nous préparer en vue des deux possibilités, hybride et à distance, et nous vous en tiendrons informés. Nous prendrons une décision définitive d’ici la mi-juillet au plus tard en ce qui a trait à quels cours seront offerts avec une composante présentielle et lesquels seront offerts exclusivement en ligne.

En résumé, notre plan pour l’année académique 2020-2021 inclut ce qui suit :

1. Nous continuerons à offrir une expérience de soutien et d’engagement exceptionnelle à tous nos étudiants, que ce soit dans un environnement virtuel ou en personne.
2. Nous offrirons autant de cours en présentiel que possible pour les étudiants qui peuvent et souhaitent être sur le campus.
3. Les étudiants qui suivront des cours en présentiel doivent néanmoins s’attendre à ce qu’une partie de leurs cours soient offerts en ligne.
4. Nous offrirons un programme académique riche pour les étudiants qui participeront uniquement à distance.
5. Qu’ils assistent en présentiel ou à distance, tous les étudiants se verront offrir de l’enseignement engageant et de grande qualité. L’opportunité pour vous d’interagir avec vos professeurs et vos collègues de classe sera d’une grande importance pour nous.
6. En vertu de décisions gouvernementales, les étudiants internationaux qui ne peuvent pas se rendre au Canada cet automne pourront s’inscrire à Bishop’s à temps plein et suivre leurs cours à distance.
7. Les activités de recherche se poursuivront dans la mesure du possible.
8. Nous ne pouvons garantir que personne ne contractera la COVID-19. Cependant, nous sommes engagés d’abord et avant tout envers la santé et la sécurité de la communauté de Bishop’s et nous suivrons les conseils des autorités de la santé publique du Québec afin de déterminer les meilleures façons de limiter la propagation du virus sur notre campus. Afin de minimiser les risques pour les autres, tout le monde sur le campus aura la responsabilité de respecter toutes les directives de santé et devraient s’attendre à ce que celles-ci soient strictement appliquées.
9. Sous réserve de l’approbation des autorités de la santé publique, nous offrirons un minimum de 420 chambres individuelles dans nos résidences dont la plupart ont des salles de bains semi-privées.
10. Les cours en présentiel se tiendront dans des salles de cours qui respecteront les directives de distanciation physique des autorités de la santé publique.
11. Nous passerons en mode d’enseignement à distance uniquement, si les circonstances sanitaires l’exigent.

Peu importe comment vous allez participer à l’automne, je peux vous assurer que Bishop’s offrira un programme académique et une expérience de vie étudiante exceptionnels qui reflèteront l’enseignement personnalisé et de grande qualité qui vous a motivé à choisir Bishop’s.

Michael Goldbloom, C.M.
Principal et vice-chancelier

As we plan the 2020-21 academic year, special attention is being paid to preserving Bishop’s commitment to academic excellence, experiential learning and vibrant extra-curricular activities in light of the disruption that has been brought about by the COVID-19 situation. As we evaluate the options (in person, online or a combination of both), we need your feedback as a current BU student to help the University make the best decision possible. The University is seeking feedback from a variety of individuals, and we are also consulting public health officials as part of the decision-making process.

We would like to invite you to complete a short survey, and as an incentive for your participation, you may choose to be entered into a draw for your choice of one of 10 great prizes of $100 each – prizes can be either gift cards to the campus bookstore or GAITER DOLLARS. Gaiter Dollars can be loaded onto your student card and used for laundry, printing and food venues on campus. To participate, please check your email for the survey link.

Please note that in order to be eligible for the draw, you must complete the survey by 4:00 p.m. on May 11, 2020.

Be bold. Be purple. Be safe. BU.

Kind regards,

Miles Turnbull
Vice-Principal Academic & Research

I hope that you are almost done your coursework and that your exams are going well. Many of you have concerns about your financial situation and how this will affect your studies. As you know, we are providing more emergency funding to help you continue your studies. You can apply for that funding online.

Yesterday, Prime Minister Trudeau announced that the Canadian government is launching a new financial support initiative for current and graduating students. The new aid will provide the Canada Emergency Student Benefit (CESB) a monthly benefit from $1,250 to $1,750, as well as the Canada Student Service Grant to those who qualify. This is welcome news and I would like to encourage you to visit the government websites for more information.

We also encourage you to keep an eye on the Financial Aid web page where we will be posting additional information as it becomes available.

Be safe, be connected, BU.

Dr. Stine Linden-Andersen
Dean of Student Affairs

I am writing to advise you that we have decided to reschedule our 2020 Convocation from June 5-6, 2020 to August 28-29, 2020.

The pace and extent of propagation of the COVID-19 pandemic make it unlikely that we would be able to host an event on campus in early June involving more than 2,000 people.

After consultations with students, the Senate, the Degree Committee of Convocation and the Board of Governors, the Chancellor decided that it was best to make this decision now in order to provide certainty for you and your families.

Convocation is the single most important event that we hold at Bishop’s. It is a moment of great significance for our graduating students, their families and friends, their professors and our staff.

We have tentatively chosen August 28-29, 2020 as the new dates for Convocation. I know how much you will want to come together again on the campus, and we would love to welcome you back at that time.

As we have done in recent years, we would hold the Chancellor’s Graduation Dinner on the Friday night.

For now, the August dates are tentative. We recognize that even if the pandemic has diminished at that time, it may not be possible to hold such a large gathering which will require people to travel to Lennoxville from across Canada and from around the world.

We will make a definitive decision about the August dates by July 1, 2020 and will advise you accordingly.

I hope that you will put the new dates into your calendar, but I would encourage you to ensure that your travel costs are refundable in the eventuality that we are obliged to choose a later date for Convocation.

I very much hope that we will be able to hold our Convocation in August and that we will be able to celebrate your graduation together.

Sincerely,

Michael Goldbloom, C.M.
Principal & Vice-Chancellor

P.S. In view of the fact that you and your professors are working to complete the academic year on schedule, we intend to ask our Senate to confirm the list of graduates at the marks meeting on May 22, 2020 in order for June 2020 to appear as the graduation date on student transcripts.

—–

Collation des grades 2020

Chers membres de la cohorte de 2020,

Je vous écris pour vous informer que nous avons décidé de reporter la Collation des grades 2020 du 5 et 6 juin 2020 au 28 et 29 août 2020.

La vitesse et l’étendue de la propagation de la pandémie de COVID-19 rendent peu probable qu’un événement réunissant plus de 2 000 personnes puisse avoir lieu sur notre campus début juin.

Après avoir consulté des étudiants, le Sénat, le Comité des grades honorifiques et le Conseil des gouverneurs, le Chancelier a décidé de prendre cette décision maintenant afin d’offrir davantage de certitude à vous et à vos familles.

La Collation des grades est le plus important de tous les événements qui se tiennent à Bishop’s. C’est un moment riche de sens pour nos étudiants diplômés, leurs familles et amis, leurs professeurs et notre personnel.

Nous avons donc choisi à titre provisoire les 28 et 29 août 2020 comme nouvelles dates de la Collation des grades. Je sais combien vous allez vouloir vous réunir à nouveau sur le campus, et nous serons enchantés de vous accueillir à ce moment.

Comme ce fut le cas des dernières années, le Dîner des diplômés du Chancelier aura lieu le vendredi soir.

Pour l’instant, les dates en août sont provisoires. Nous sommes conscients que même si la pandémie avait diminué d’ici là, il pourrait ne pas être possible de tenir un si grand rassemblement de gens qui voyageraient à Lennoxville d’à travers le pays et le monde.

Nous prendrons une décision finale sur les nouvelles dates proposées en août d’ici le 1er juillet et vous en aviserons.

J’espère que vous noterez les nouvelles dates à votre agenda. De plus, je vous encourage à veiller à ce que vos coûts de déplacement soient remboursables dans l’éventualité où nous devrions choisir une date ultérieure pour la Collation des grades.

J’espère vivement que nous serons en mesure de tenir notre Collation des grades en août et que nous puissions célébrer votre réussite ensemble.

Sincèrement,

Michael Goldbloom, C.M.
Principal et vice-chancelier

Nota : Compte tenu du fait que vous et vos professeurs travaillez à compléter l’année académique tel que prévu au calendrier, nous avons l’intention de demander au Sénat de confirmer la liste des diplômés lors de la rencontre des notes du 22 mai, afin que la date de juin 2020 apparaisse comme date d’obtention du diplôme sur le relevé de notes.

As the pandemic situation continues to evolve throughout Canada and the world, we were saddened to learn that one of our students who returned home more than two weeks ago has been diagnosed with COVID-19. We want to extend them our wishes for a speedy recovery.

We find a small measure of solace in the knowledge that since we suspended in-person academic activities over two weeks ago, no cases of COVID-19 have been reported amongst students on our campus or Bishop’s faculty and staff.

We were advised that a member of a contract service provider’s administrative personnel had been diagnosed with the virus. That person has not been on the campus in more than two weeks and there does not appear to have been transmission to anyone on campus.

We are very grateful for everyone’s efforts to respect the public health authorities’ guidelines.

While everyone in our community misses our students and the atmosphere they bring to our town and campus, we would urge you to continue to do the right thing, for your own safety, and everyone’s: stay at home until public health authorities advise otherwise.

Let’s cherish the memories we’ve created together, but also ensure we can live even greater moments when the time to gather together again is right.

Michael Goldbloom C.M.
Principal and Vice-Chancellor

Nouveau message du principal Goldbloom

Chers membres de la communauté de Bishop’s,

Alors que la pandémie continue d’évoluer à travers le Canada et le monde, nous sommes attristés de prendre connaissance d’un diagnostic positif de COVID-19 parmi nos étudiants rentrés chez eux il y a plus de deux semaines.

Nous trouvons une mince mesure de consolation dans le fait que depuis que nous avons suspendu les activités académiques en personne il y a plus de deux semaines, aucun cas de COVID-19 n’est à signaler parmi les étudiants sur notre campus, ni parmi le corps enseignant ou les membres du personnel.

Nous avons été informés qu’un membre du personnel administratif d’un fournisseur de services contractuel sur le campus avait été diagnostiqué positivement pour le virus. Cette personne n’a pas été présente sur notre campus depuis plus de deux semaines, et il ne semble pas qu’il y ait eu de transmission à quiconque sur le campus.

Nous sommes très reconnaissants des efforts de tous et chacun pour respecter les directives des autorités de santé publique.

Bien que nos étudiants et l’atmosphère qui les accompagne nous manquent à tous au sein de notre communauté, nous vous exhortons à continuer d’agir de la meilleure manière possible pour votre propre sécurité et celle des autres: restez chez vous jusqu’à avis contraire des autorités de santé publique.

Chérissons les souvenirs que nous avons créés ensemble, mais assurons-nous de pouvoir vivre des moments encore meilleurs lorsque le temps de nous réunir à nouveau sera venu.

Michael Goldbloom C.M.
Principal et Vice-Chancelier

Following the Quebec Government’s announcement earlier today, Sunday, March 22, 2020, the suspension of most of Bishop’s on-campus activities will continue through to May 1st, 2020.

As a result of that decision and in order to reduce the likelihood of the propagation of COVID-19, we have decided to close the University’s residences as of Wednesday, March 25th, 2020. Attached is the memo we sent to our residents today.

The Government’s announcement does not appear to impact other aspects of how we are currently operating. If there are other ramifications for our community, we will advise you accordingly.

Stay healthy and safe.

Michael Goldbloom C.M.
Principal et Vice-Chancelier

Nouveau message du principal Goldbloom

Chers membres de la communauté de Bishop’s,

Suite à l’annonce du Gouvernement du Québec plus tôt aujourd’hui, le dimanche 22 mars 2020, la suspension de la majeure partie des activités sur le campus de Bishop’s se poursuivra jusqu’au 1er mai 2020.

Par conséquent et afin de réduire les possibilités de propagation du COVID-19, nous avons décidé de fermer les résidences de l’Université en date du mercredi 25 mars 2020. À ce sujet, vous trouverez ci-joint le communiqué que nous avons envoyé à nos résidents aujourd’hui.

La décision du Gouvernement ne semble pas avoir d’incidence sur d’autres aspects de la façon dont nous fonctionnons actuellement. Le cas échéant, nous vous en aviserons.

Restez sain et sauf.

Michael Goldbloom C.M.
Principal et Vice-Chancelier

I hope you are well and are taking good care of yourselves and each other. These are indeed extraordinary times and I appreciate the flexibility and patience you have shown as we continue to monitor our response to the COVID-19 pandemic.

We are working hard on providing you accurate, timely, and clear communications about how Bishop’s University is handling the situation. We are guided by two core principles regarding COVID-19: first, your health and safety, and secondly, we are committed to do everything we can to make it possible for you to complete your academic semester. Below you will find important information in bullet points:

• As you have already been informed: you will not need to return to campus for any in person class or exams.
• Your coursework continues in alternative formats dependent on the class(es) you are taking.
• Your professors are working hard on building alternative solutions; they will contact you very soon.
• By Friday at 5 p.m. your professor will communicate a plan for the rest of the semester. These plans will look differently for each course.
• If there should be changes to the syllabus in your course, you will be informed by your professor.
• If you are registered with the student accommodations and accessibility services (SAAS), you will continue to have access to your usual accommodations; we are working on plans to ensure that you will receive appropriate accommodations regardless of class and exam format.
• If you are on exchange or planning to go on exchange, the international mobility office will contact you.
• Although you cannot enter the Library Learning Commons, you can access resources via the Library website.
• If you have a scheduled co-op or experiential learning opportunity in the near future, please check in with your supervisor or dean.
• If you are enrolled in EDU 428/429 and/or EDU 328/3 the School of Education will reach out to you.
• Please continue to monitor your email inbox, moodle and our website for updated and important information about your education.

We know that you must have many other questions, so we have added a questions and answer section to the COVID-19 part of our website. This will hopefully answer some of your questions. If you have more questions, please don’t hesitate to reach out to me. It may take me a little while to respond due to the developing crisis.

Be Safe
Be Purple
Take Care of Yourselves and Each Other

Sincerely,

Stine Linden-Andersen, Ph.D.
Dean of Student Affairs
Associate Professor of Psychology, Clinical

I would like to start by recognizing that we are in uncharted waters. The COVID-19 pandemic has engendered a situation that none of us has experienced.

I am grateful to everyone for the efforts you are making and the understanding you are demonstrating as we determine how best to proceed.

It is a time of stress and anxiety for all of us as we are concerned about the health of our families, our friends, our colleagues and ourselves.

Our highest priority remains the health of our community. While respecting that priority we will do our best to continue in some form those operations of the University that can be maintained in a safe manner.

Over the last several days our priority has been to determine what we could reasonably do to enable our students to complete their semesters while respecting the integrity and rigour of our academic programs.

In that regard Senate has resolved that the minimum requirement for in-person class time has been satisfied. We have advised our students that in-person classes will not resume after March 30, 2020 and that they will not be required to return to take in-person exams.

This decision was particularly important for our international students who were facing the difficult choice of either going home and risking being barred from returning to Canada or staying here with the possibility of being unable to go home if borders are closed or flights are cancelled.

In the context of the closure of most of the University’s on-campus activities but the continuation, to the extent possible, of its operations while respecting the directives of the public health authorities, we have made a series of decisions which will take effect as of Tuesday, March 17, 2020.

Academic activities will continue, although not in person. We will use a variety of means for our professors to continue to teach and assess student performances and our students will continue to study and complete assignments.

We have cancelled all in-person events on the campus for the next two weeks and our academic buildings, libraries, sports facilities and public spaces will not be available for use by our students or the public during this time.

Pursuant to the clarifications provided yesterday by the Ministry of Education and Higher Education, the University will remain operational during the next two weeks. However, where possible, employees will be expected to work remotely unless otherwise notified.

No one should come to campus without being authorized to do so by their Dean or Manager.

Anyone who requires anything currently in their offices in order to work remotely should arrange with their Dean or Manager to pick them up before 5:00 p.m. on Wednesday March 18.

In the case of staff or managers who are asked to come to the campus, no one should do so if they are ill or have a health condition that would make them more susceptible to contracting COVID-19.

Anyone who does come to the campus should follow the enhanced hygiene practices prescribed by the public health authorities including the social distancing measures.

Given school closures during these two weeks, I realize that for some of you it may be difficult to balance work demands and child care even if you are working from home.

In these exceptional circumstances each of us will all have to exercise our best judgment as to what is appropriate and possible based on our particular circumstances.

I wish to reiterate that regardless of whether someone works on the campus or at home – or if they are unable to work – everyone will continue to receive their regular remuneration.

Although we hope to be able to resume more normal operations in two weeks time, we must consider and plan for the possibility that we will not be able to do so. Consequently, we need to determine how we will sustain the University. For example, it is in our collective best interest if we are able to continue to recruit and admit students for next year.

As you know, the local and global situations are changing very rapidly and as circumstances evolve we will continue to assess how best to proceed.

We will continue to post information on this web page. We know that there will be many unanswered questions. Please contact your Dean or Manager for specific details that will apply to you and your department.

You can also email the Chair of our Coronavirus Task Force, Dr. Stine Linden-Andersen at slinden@ubishops.ca with your questions or suggestions.

Thank you for your solidarity in this unique and challenging moment for our University, our country and the world.

Michael Goldbloom, C.M.
Principal and Vice-Chancellor

Message du principal Goldbloom

Chers membres de la communauté de Bishop’s ,

J’aimerais commencer par souligner que nous sommes en terrain inconnu. La pandémie du COVID-19 nous met tous dans une situation inédite.

Je vous suis tous reconnaissants pour les efforts que vous déployez ainsi que votre compréhension alors que nous tentons de déterminer les meilleures façons de procéder.

Il s’agit d’une situation stressante pour chacun d’entre nous alors que nous sommes préoccupés par la santé de nos familles, de nos proches, de nos collègues et de nous-mêmes.

Notre plus haute priorité demeure la santé de notre communauté. Tout en gardant le cap sur cette priorité, nous ferons de notre mieux afin de poursuivre sous une forme ou une autre les opérations de l’université qui peuvent être maintenues de manière sécuritaire.

Au cours des derniers jours, notre priorité a été de déterminer ce que nous étions raisonnablement en mesure de faire afin de permettre à nos étudiants de compléter leur semestre tout en maintenant l’intégrité et la rigueur de nos programmes académiques.

À ce titre, le Sénat a déterminé que les niveaux requis en matière de cours en personne avaient été atteints. Nous avons avisé nos étudiants que les cours en personne ne reprendraient pas après le 30 mars 2020 et qu’ils n’auraient pas à revenir en personne pour les examens.

Cette décision est particulièrement importante pour nos étudiants internationaux qui faisaient face au choix difficile entre rentrer à la maison en prenant le risque qu’on ne leur permette pas de revenir au Canada, ou demeurer ici en prenant le risque de ne pas pouvoir rentrer chez eux si les frontières devaient se fermer ou si les vols étaient annulés.

Dans le cadre de la fermeture de la plupart des activités sur le campus mais de la poursuite, dans la mesure du possible, de ses opérations dans le respect des directives des autorités de santé publique, nous avons pris une série de décisions qui prendront effet à compter du mardi 17 mars 2020.

Les activités académiques se poursuivront, mais pas en personne. Nous prendrons divers moyens pour que nos professeurs continuent à enseigner et évaluer les performances de nos étudiants, et nos étudiants continueront à étudier et à remettre leurs travaux.

Nous avons annulé les événements en personne sur le campus pour les deux prochaines semaines et nos édifices académiques, nos bibliothèques, nos installations sportives et nos espaces publics ne seront pas accessibles pour nos étudiants ou le public pendant cette période.

Suite aux éclaircissements apportés hier par le Ministère de l’Éducation et de l’enseignement supérieur du Québec, l’université demeurera en opération au cours des deux prochaines semaines. Cependant, dans la mesure du possible les employés devront effectuer leurs tâches en télétravail à moins d’avis contraire.

Personne ne devrait se rendre sur le campus sans y être autorisé par sa doyenne ou son gestionnaire.

Quiconque a besoin de quoi que ce soit dans ses bureaux pour travailler à distance doit prendre les dispositions avec sa doyenne ou son gestionnaire pour les récupérer avant 17 h le mercredi 18 mars.

Pour ce qui est de nos employés et gestionnaires à qui l’on demande de se présenter sur le campus, aucun d’entre eux ne devrait le faire s’ils sont malades ou s’ils présentent des problèmes de santé qui les rendent plus vulnérables au COVID-19.

Quiconque se rend sur notre campus doit se conformer aux pratiques d’hygiène élevées prescrites par les autorités de santé publique, y compris en ce qui a trait aux mesures de distanciation sociale.

Étant donné la fermeture des écoles pendant ces deux semaines, je comprends que pour certains d’entre vous la conciliation travail-famille soit exigeante, même si vous travaillez de la maison.

Dans ces circonstances exceptionnelles, chacun d’entre nous devra faire usage de bon jugement pour déterminer ce qui est possible et approprié dans nos circonstances spécifiques.

Je veux réitérer que peu importe que les gens travaillent sur le campus ou à la maison – ou encore s’ils ne sont pas en mesure de travailler – tous continueront à recevoir leur rémunération régulière.

Bien que nous espérons être en mesure de reprendre des opérations plus normales dans deux semaines, nous devons envisager et planifier l’éventualité que cela ne soit pas possible. Par conséquent, nous devons envisager de quelle manière nous maintiendrons l’université. Par exemple, il est dans notre meilleur intérêt collectif d’être en mesure de continuer à recruter et admettre de nouveaux étudiants pour l’an prochain.

Comme vous le savez, les situations locales et mondiales changent rapidement et au fur et à mesure que ces circonstances évoluent nous continuerons à évaluer les meilleurs moyens d’aller de l’avant.

Nous continuerons de publier des informations sur le site Web de l’Université. Nous savons qu’il demeurera de nombreuses questions sans réponse. Veuillez contacter votre doyenne ou gestionnaire pour les détails spécifiques qui s’appliquent à vous ou à votre département.

Vous pouvez aussi communiquer par courriel avec la Présidente du Groupe de travail sur le coronavirus, la Pr. Stine Linden-Andersen à l’adresse slinden@ubishops.ca pour vos questions ou suggestions.

Merci pour votre solidarité dans ces moments d’épreuve unique pour notre université, notre pays ainsi que le monde entier.

Michael Goldbloom, C.M.
Principal et vice-chancelier