COVID-19 at Bishop’s University

Dear members of the Class of 2020,

I hope that you are healthy, safe and in good spirits.

As you know, when we decided to postpone your June Convocation we hoped to hold an on-campus event on August 29, 2020 and I committed to letting you know our plans by July 1st.

To our great chagrin, it now appears that we will not be able to hold an in-person ceremony at the end of August.

At present, the public health rules in Quebec do not allow for gatherings of more than 50 people. The limit may be raised to 250 people later in the summer, but that would still not allow us to welcome more than 1,000 people into the Denver Gym twice in the same day as we traditionally do.

In determining what to do we have heard two different perspectives.

One perspective is that an in-person Convocation is such a critical component of the Bishop’s experience that we should hold off until next spring in the hope of being able to hold an on-campus ceremony. Several students have written to say how meaningful it would be for them to cross the stage in their academic gowns to receive their diplomas from their University in the presence of their family, friends and classmates.

Of course I get it.

Convocation is the best day of the year at Bishop’s and we all want to celebrate it together.

The other perspective we have considered comes from students who have said that the year ended abruptly in March in an unsatisfying way. After several months of isolation and physical distancing, they would like to have a communal experience this summer to celebrate individual and collective achievement and to acknowledge the unique challenges everyone is experiencing.

The message from those students has been that there is a need to come together before they go off to the next phase of their lives at other universities or in the working world.

We have also had to consider that not everyone will be able to return to Lennoxville next year and that unless a vaccine is created and a global inoculation program is undertaken there is a risk that large gatherings may not be possible next spring.

We have spent a lot of time considering what we could do that would respond to both of these perspectives and satisfy the hopes and expectations of all our students.

Here is what we have decided:

You will receive your diplomas and prizes by mail over the next few weeks.

We will hold a two-part Convocation which will begin with a virtual ceremony on Saturday August 29th, 2020   and conclude with an in-person ceremony on Friday June 4th, 2021.

The virtual ceremony will include some of the elements of a traditional Convocation with a recognition of each graduate and speeches by the two Valedictorians, the Chancellor and me. (We have a number of ideas that will allow us to make this a truly Bishop’s event with joy, humour, camaraderie and inspiration.)

The continuation of the Convocation next spring will include a traditional in-person event with a formal ceremony in academic regalia in which each student who is present will cross the stage to be acknowledged by the Chancellor, the Principal, their classmates, their professors, their families and their friends.

We will bestow an Honorary Degree, and honour a Distinguished Professor Emeritus, the Turner Teaching Award winner, and the winners of major student awards. We will also hear from a Valedictorian.

The Convocation schedule for the Class of 2020 will be as follows:

• Saturday August 29th, 2020, noon – 1:30 p.m. EDT: virtual ceremony
• Thursday June 3rd, 2021, 7:00-10:00 p.m.: Chancellor’s Graduation dinner in the Denver Gym (including an address by Marilyn Hardy)
• Friday June 4th, 2021, 10:00 a.m – noon: Convocation in the Denver Gym or in Centennial Theatre
• Friday June 4th, 2021, 9:00 p.m.: Celebration in the Gait.

There are many components to work out for both portions of the Convocation and the details of the ceremony next June may need to be modified once we know how many members of the Class of 2020 will be present.

I hope that you will agree that this approach will allow us to meet the expectations of as many students as possible and to have a unique Convocation to celebrate you and this unique year.

We look forward to celebrating your Convocation with you.

With warm best wishes to all of you.

Be healthy
Be resilient
BU

Michael Goldbloom, C.M.
Principal and Vice-Chancellor

J’espère que vous soyez en bonne santé, en sécurité et que vous gardez le moral.

Comme vous le savez, lorsque nous avons pris la décision de reporter votre collation des grades prévue en juin, nous espérions pouvoir vous accueillir sur le campus le 29 août 2020. Nous vous avions promis de vous confirmer le tout au plus tard le 1er juillet.

À notre grand regret, il semble maintenant que nous ne pourrons pas organiser une cérémonie en personne fin août.

Au moment de vous écrire, les règles de santé publique du Québec ne permettent pas les rassemblements de plus de 50 personnes. Cette limite augmentera possiblement à 250 personnes au courant de l’été, mais ce changement ne nous permettra pas d’accueillir plus de 1 000 personnes dans le gymnase Denver à deux moments dans la même journée, comme le veut la coutume.

Deux points de vue différents ont guidé nos réflexions :

Une perspective est qu’une collation des grades en présentiel fait partie intégrante de l’expérience Bishop’s. Donc, l’événement devrait être reporté au printemps prochain. Bon nombre d’étudiants ont signifié l’importance et la signification de monter sur scène vêtue de leur toge et mortier et de recevoir leur diplôme de leur Université en présence de parents, amis et camarades de classe.

Une réalité que je comprends très bien.

La collation des grades est sans contredit la journée préférée de la communauté de Bishop’s et nous souhaitons la célébrer ensemble.

Des étudiants nous ont également fait part du fait que leur année s’était terminée abruptement en mars dernier et, qu’après des mois d’isolation et de distanciation physique, ils souhaitaient bénéficier d’une expérience collective cet été. Ce serait l’occasion de commémorer les réussites individuelles et collectives et de souligner les défis uniques qu’ils ont vécus.

Pour ces étudiants, le message est clair : ils ont besoin de s’unir une dernière fois avant d’entamer le prochain chapitre de leur vie dans une autre université ou sur le marché du travail.

Nous avons également pris en compte que certains étudiants ne pourront pas revenir à Lennoxville l’an prochain. De plus, sans la découverte d’un vaccin ou l’implantation d’un programme d’immunisation globale, il y a un risque que les rassemblements à grand déploiement ne soient pas permis le printemps prochain.

Nous avons longuement réfléchi sur ce que nous pourrions faire pour répondre aux deux perspectives de nos étudiants et ainsi répondre à leurs attentes.

Voici donc ce que nous avons conclu :

Vous recevrez, dans les semaines à venir, vos diplômes et mentions et prix d’honneur par la poste ;

Nous organiserons une collation des grades en deux volets : une cérémonie virtuelle prévue le samedi 29 août 2020 ainsi qu’une cérémonie en présentiel le vendredi 4 juin 2021 ;

La cérémonie virtuelle inclura certains éléments traditionnels de notre collation des grades standard, avec la mention de tous les diplômés ainsi que les allocutions des deux majors de promotion (valedictorians), le chancelier et moi-même. (Nous avons quelques idées en tête pour marquer cet événement avec joie, humeur, camaraderie et moments inspirants.)

La continuation de la collation des grades, prévue au printemps prochain, sera à l’image des événements tenus sur notre campus. Durant cette cérémonie formelle, les diplômés porteront leur toge et mortier et monteront sur scène pour recevoir leur diplôme devant le chancelier, le principal, leurs camarades de classe, leurs professeurs, leurs familles et amis.

Nous remettrons un doctorat honorifique et célébrerons un professeur émérite distingué, le récipiendaire du prix d’enseignement Turner, ainsi que les gagnants des prix étudiants majeurs. Nous aurons également la chance d’entendre l’allocution d’un major de promotion.

La collation des grades pour les finissants et finissantes 2020 se tiendra comme suit :

• Samedi 29 août 2020 de 12 h à 13 h 30 (HAE) : cérémonie virtuelle ;
• Jeudi 3 juin 2021 de 19 h à 22 h : Dîner du chancelier des diplômés dans le gymnase Denver (incluant l’allocution de Marilyn Hardy) ;
• Vendredi 4 juin 2021 de 10 h à midi : Collation des grades dans le gymnase Denver ou le Théâtre Centennial ;
• Vendredi 4 juin 2021 dès 21 h : Célébration dans le Gait.

Nous avons encore des détails à peaufiner quant à l’organisation des deux cérémonies, dont la confirmation de certaines composantes de l’événement prévu au printemps 2021 selon le nombre de finissants et finissantes qui pourront se joindre à nous sur le campus.

Nous espérons que vous êtes en accord avec ce plan qui nous permettra de répondre aux attentes de bon nombre d’étudiants et d’avoir une collation des grades unique et festive pour célébrer cette année unique.

Nous avons hâte de célébrer votre collation des grades avec vous.

Avec mes vœux les plus sincères,

Michael Goldbloom, C.M.
Principal et vice-chancelier